"C.M. Web" è un'applicazione web per la gestione integrata e personalizzata dei corsi di formazione rivolti al personale della Banca.

Il processo relativo all’organizzazione dei corsi prevede le seguenti fasi:

  • creazione del corso con definizione degli orari e se richiesto dei luoghi di svolgimento,
  • partecipazione al corso,
  • questionario di gradimento,
  • richieste di rimborso dei partecipanti.

Per ogni sua fase, la procedura offre supporto per le attività di tipo:

- decisionale,

- logistico,

- autorizzativo,

- operativo,

- di controllo e monitoraggio sullo svolgimento delle operazioni.

 

Le tipologie di corsi gestite sono distinte nelle seguenti categorie: specialistici, interni e di autoformazione.

Ciascuna tipologia di corso è caratterizzata da uno specifico iter, coinvolge diverse figure e può essere organizzata come sessione unica, oppure essere strutturata in moduli autonomi. La procedura è dotata di un sistema di profilazione dinamica che si interfaccia automaticamente con l'organigramma aziendale, ai fini della determinazione degli utenti coinvolti nelle diverse fasi del processo. E' anche presente un sistema automatico di invio mail di notifica agli approvatori e ai partecipanti interessati in ciascuno step.

Oltre alle funzionalità a supporto della gestione di uno specifico corso, sono presenti funzionalità di tipo amministrativo o di interesse generale (ad esempio, gestione delle categorie dei corsi; gestione delle società esterne che organizzano i corsi; gestione degli alberghi di riferimento in ciascuna città di interesse; gestione delle distanze chilometriche tra le città ai fini della determinazione del rimborso spese; segnalazione da parte dei dipendenti delle categorie di corso di proprio interesse; ecc.).

Corsi specialistici

I corsi specialistici sono quelli organizzati da enti esterni, aperti al personale della Banca.

Il processo di gestione di un corso specialistico prevede le seguenti macro-fasi:

- creazione del corso, che include una fase preliminare di inserimento nel sistema delle informazioni (tipologia, categoria, eventuali moduli componenti, sedi e date di svolgimento, ...) e una successiva fase di revisione e pubblicazione del corso. Quando il corso viene pubblicato, il sistema invia automaticamente una notifica agli utenti che hanno manifestato interesse per la categoria di appartenenza;

- richiesta di partecipazione da parte dei dipendenti interessati, con indicazione delle preferenze relative alla data, all'albergo e al mezzo di trasporto;

- iter approvativo della partecipazione da parte di ciascun utente, in base alla gerarchia dei responsabili determinata automaticamente dal sistema;

- completamento dell'iscrizione da parte degli operatori preposti, con eventuale prenotazione di albergo e biglietto per il viaggio;

- compilazione della relazione e del questionario di gradimento, al rientro dal corso da parte del candidato;

- eventuale richiesta di rimborso spese da parte del candidato;

- iter approvativo della concessione del rimborso spese.

Di seguito è riportata una rappresentazione del processo descritto, che evidenzia gli utenti coinvolti e i diversi step dell'iter.

Processo di gestione Corsi specialistici

Figura 1 - Processo di gestione di un corso specialistico

Corsi interni

I corsi interni sono interamente organizzati dalla Banca, in seguito alla raccolta di informazioni sulle esigenze formative dei dipendenti.

Il workflow di gestione di tale tipologia di corso si articola nelle seguenti macro-fasi:

- creazione del corso, che prevede una fase preliminare di inserimento delle informazioni, analoga a quella relativa ai corsi specialistici, e successive fasi di modifica, convalida, eventuale revisione e pubblicazione da parte degli utenti autorizzati;

- creazione dell'elenco dei partecipanti al corso, con iter autorizzativo che coinvolge i responsabili interessati;

- schedulazione del corso, con definizione delle edizioni, programmazione delle giornate di corso e prenotazione delle aule necessarie;

- eventuale modifica della lista dei partecipanti e revisione della schedulazione;

- chiusura delle iscrizioni e creazione delle effettive partecipazioni al corso;

- registrazione delle presenza di ciascun partecipante durante lo svolgimento del corso;

- inserimento di un feedback da parte di ciascun partecipante, al termine del corso.

Di seguito è riportata una rappresentazione più dettagliata del processo descritto:

Processo di gestione di un corso di autoformazione

Figura 2 - Processo di gestione di un corso interno

Corsi di autoformazione

I corsi di autoformazione vengono svolti in autonomia dai corsisti, mediante download del materiale pubblicato dagli editori sulla piattaforma web.

Più nello specifico, il processo di gestione di tale tipologia di corso prevede le seguenti macro-fasi:

  • scheda formativa individuale, contenente le informazioni su tutti i corsi frequentati da un utente;
  • statistica completa su tutti i partecipanti ad un corso, con le relative informazioni di dettaglio;
  • statistica sintetica, contenente informazioni aggregate sul numero di partecipanti a ciascun corso;
  • riepilogo generale sulle giornate totali di corso, sul costo complessivo delle docenze e sul costo totale delle spese aggiuntive;
  • riepilogo di tutti i corsi, organizzati per categoria, con dettaglio per ciascun corso su durata, partecipanti, ore lavorative e non lavorative.
  • Automazione del processo
  • Semplificazione di tutte le fasi
  • Distribuzione delle attività
  • Riduzione dei tempi di attesa
  • Centralizzazione delle informazioni
  • Controllo da parte del personale responsabile
  • Applicativo interamente fruibile via web
  • Profilazione dei permessi
  • Log completo delle operazioni sui corsi e sulle partecipazioni
  • Pannello di controllo sulle attività in sospeso
  • Invio automatico mail di notifica agli approvatori e ai partecipanti interessati
  • Workflow flessibili e dinamici, variabili in base alla tipologia di corso
  • Authoring del corso
  • Gestione rimborsi
  • Report statistici e schede formative utenti

Segue una rappresentazione schematica del processo descritto:

Processo di gestione di un corso di autoformazione

Figura 3 - Processo di gestione di un corso di autoformazione

Reportistica

E' presente un'ampia sezione di reportistica che consente,, agli utenti autorizzati, di consultare una serie di informazioni di tipo statistico o valutativo sull'andamento di uno specifico corso o sulle attività di formazione in generale. Alcuni dei report disponibili sono:

 

 

Punti di forza

I principali punti di forza dell'applicativo sono:

- creazione del corso, con inserimento delle informazioni generali e con il caricamento degli allegati contenenti il materiale da studiare;

- creazione del questionario di uscita, che i corsisti dovranno compilare al termine del corso, ed assegnazione di eventuali valutatori che avranno il compito di correggere i questionari;

- pubblicazione e creazione dell'elenco dei partecipanti al corso;

- download del materiale da parte dei corsisti, con conferma elettronica di presa visione;

- studio in autonomia del materiale;

- compilazione del questionario, con valutazione automatica da parte del sistema o svolta dai valutatori assegnati al corso, in base alle impostazioni definite in fase di creazione.

Il sistema di Single Sign On proposto garantisce agli utenti l’accesso immediato e sicuro alle applicazioni per cui sono abilitati.

Il nuovo sistema sopperirà alle seguenti funzionalità specifiche:

  • Autenticazione sui diversi applicativi da un unico sistema di autenticazione in grado di certificare le credenziali dell’utente già connesso, senza la necessità di richiedere ulteriori credenziali per l’accesso.
  • Sicurezza trasparente all’utente finale, facilmente mantenibile e gestibile, in maniera centralizzata, per gli amministratori.

Il sistema di Single Sign On gestisce l’accesso per 3 differenti tipologie di applicazioni:

  • Applicazioni Web generiche (HTTP)
  • Applicazioni Centri Servizi (3270)
  • Applicazioni Centri Servizi Web (HTTPS)

Per ognuna delle applicazioni da gestire con questo modulo, viene creato un modello che consente al sistema di accedere in maniera automatica all’applicativo in questione. Il modello è utilizzato per interpretare la pagina di accesso all’applicazione e riconoscere le coordinate precise in cui il sistema andrà ad inserire le credenziali.

È’ possibile inserire nel sistema di Single Sign On nuove applicazioni; l’inserimento comporta la definizione del nuovo modello.

Descrizione della soluzione proposta

La soluzione proposta, è costituita da un sistema modulare strutturato come segue:

  • Total System Logon: sostituisce la dll di logon di Windows che consente di tener traccia, a valle di una verifica remota, delle credenziali di accesso al Sistema.
  • Application Starter: si preoccupa dell’avvio dei vari applicativi per i quali normalmente sarebbe richiesto l’inserimento di credenziali di autentificazione per l’accesso.

È un software stand alone che all’installazione è in grado di modificare, per gli applicativi per i quali è richiesto il servizio di Single Sign On, il collegamento di avvio degli applicativi stessi. Perciò, quando un’applicazione viene avviata, in realtà, è l’Application Starter che si avvia, si preoccupa di verificare le credenziali utente e fa partire l’applicazione fornendogli tali credenziali.

  • User granter: si tratta di un Web Service in grado di archiviare e fornire in maniera crittografata le credenziali di accesso ai vari applicativi.

È un server contenente, per ogni utente, le credenziali di accesso e l’identificativo dell’applicativo a cui si riferiscono. È dotato di una Web Application in grado di eseguire il Back Office delle credenziali di accesso agli applicativi il cui utilizzo, è riservato agli amministratori.

Architettura del Sistema di single Sign on

 

Figura 1: Architettura del sistema di Single Sign On

Gestione Password

Il sistema permette di gestire per ogni utente una sola password indipendentemente dal numero di applicativi coinvolti nel processo, consentendo all’utente di autenticarsi una sola volta all’infrastruttura di servizio e di accedere a tutte le risorse informatiche per cui è autorizzato. L’abilitazione, per ogni utente, ad accedere alle applicazione è profilata.

Quando l’utente accede alla propria infrastruttura di servizio, il sistema è in grado di rilevare eventuali periodi di inattività dopo i quali  blocca tutte le operatività. Per accedere nuovamente all’infrastruttura occorre reinserire la password. L’intervallo di tempo di inattività, dopo il quale l’utente è inibito, è amministrabile da sistema.

Con il sistema di Single Sign On, l’utente è tenuto a conoscere e a utilizzare solo le credenziali di accesso all’infrastruttura. Le credenziali per i singoli applicativi (inserite solo al primo accesso, come specificato nel paragrafo 2.3), sono sconosciute all’utente e completamente amministrate dal sistema.

La nuova metodologia di amministrazione delle password consente di:

  1. Gestire completamente la complessità e la scadenza delle password dei singoli applicativi. Il sistema conosce i criteri di generazione della password per ogni applicativo e la relativa scadenza. È quindi in grado di rinnovare automaticamente le password in maniera del tutto trasparente per l’utente.
  2. Gestire, in modo semplice ed immediato il “Reset” della password nel caso in cui viene dimenticata. La nuova password, quando generata, viene comunicata automaticamente per posta elettronica.
  3. Salvare, all’interno del sistema, le password di accesso agli applicativi; la trasmissione e la memorizzazione delle password avviene in maniera crittografata.

Descrizione del processo

L’utente, all’accensione della macchina, inserisce le credenziali, nome utente e password (indicate in seguito come credenziali primarie) nella nuova schermata iniziale di login, queste verranno inviate all’User granter, che verifica la corrispondenza delle credenziali primarie con quelle memorizzate. Se la verifica va a buon fine, l’utente accede all’infrastruttura con log dell’accesso andato a buon fine, altrimenti visualizzerà un messaggio di accesso non avvenuto e ovviamente non accederà alla macchina.

La nuova libreria caricata, qualora l’autenticazione dell’utente ha avuto esito positivo, salverà le credenziali primarie crittografate in una variabile di sessione in modo che il sistema di Single Sign On, conosca username e password dell’utente loggato.

Il nuovo sistema comporta l’installazione sulla macchina dell’utente di un software denominato “Application Starter”. Tale software conosce le applicazioni da gestire con Single Sign On, quando viene installato sulla macchina modifica il collegamento di avvio per ognuna di queste applicazioni lasciandone però inalterate l’icona e la descrizione. Da questo momento ogni chiamata ad uno degli applicativi in questione si traduce in una chiamata all’Application Starter. Il software è distribuito tramite Active directory a tutti gli utenti ed installato su ogni postazione di lavoro.

Dopo l’installazione soltanto il primo accesso ad ognuna delle applicazioni legate al Single Sign On comporta l’inserimento da parte dell’utente di username e password (indicate come credenziali specifiche) all’interno di una maschera di login gestita dal nuovo sistema. Le credenziali specifiche inserite, il nome dell’applicativo cui si riferiscono e le credenziali primarie vengono salvate all’interno dell’User granter.

La chiamata all’applicativo, per il quale è già stato effettuato il primo accesso, comporta la chiamata all’ Application Starter che:

  • preleva le credenziali primarie dell’utente dalla variabile di sessione;
  • invia tali credenziali e il nome dell’applicativo all’User granter che confronta le informazioni ricevute con quelle memorizzate al suo interno e restituisce lo username e la password specifiche di accesso utili all’avvio dell’applicativo;

risolta la corrispondenza dall’User granter, l’Application Starter riceve e perciò conosce le credenziali specifiche dell’utente per la particolare

applicazione e il nome stesso dell’applicazione. In base a queste informazioni riconosce il modello transazionale in grado di eseguire il logon sulla particolare applicazione. Esiste un modello specifico per ogni applicazione legata al sistema di Single Sign On;

  • avvia l’applicativo
  • log dell’operazione sull’User granter.

 

Avvio applicazione con sistema di SSO

Figura 2: Avvio di una Applicazione generica con il sistema di Single Sign On

 

 

UDM - Unified Document Management

Unified Document Management è una web application che si occupa di gestire oggetti informativi di natura eterogenea.

Per ogni tipo di oggetto sono previsti una serie di attributi e/o allegati. Gli attributi possono essere obbligatori, con controllo di congruenza (es.: numerico, testo). Per ogni tipo di oggetto informativo da gestire il manager consente di:

  • cercare all’interno in maniera generica o specifica sui campi;
  • ordinare i risultati delle ricerche secondo uno degli attributi a scelta;
  • inserire una nuova istanza di oggetto informativo;
  • visualizzare i dettagli di istanza di oggetto informativo (attributi e allegati);
  • creare un nuovo tipo di oggetto informativo;
  • modificare un oggetto informativo esistente;
  • visualizzare i log;
  • inserire campi condizionali che rispettano dei riferimenti imposti (>, <, =…), solo se il campo è di tipo  numerico o data.

Il software gestisce anche le relazioni tra oggetti informativi; saranno disponibili nei dettagli di un oggetto informativo tutti i riferimenti ai vari oggetti a esso relazionati.

Esempio:

Un cliente può sottoscrivere differenti contratti, la stessa tipologia di contratto può essere sottoscritta da numerosi clienti. All’interno della scheda Dettagli del cliente, sono presenti tutti i contratti che ha sottoscritto; nel Dettaglio del tipo di contratto, sono presenti tutti i clienti che hanno sottoscritto il particolare tipo di contratto.

È possibile operare una suddivisione delle funzionalità offerte dal Sistema Informativo in due Macro-Aree:

-       Sezione U.D.M.

-       Sezione Amministrazione

La sezione “U.D.M” comprende tutte le operazioni riguardanti le diverse tipologie di documenti, mentre la sezione “Amministrazione”, riservata all’amministratore dell’applicazione, serve a gestire gli utenti e i permessi e i profili ad essi associati. In ciascuna area è possibile individuare delle sottosezioni contenenti specifiche funzionalità.

Dettagli Infrastruttura

U.D.M.

 

Quest’area contiene le funzionalità di Amministrazione e Gestione Documenti.

 

Amministrazione

In questa sezione si possono amministrare le diverse categorie di oggetti informativi (Back Office sia sulla categoria che sulle proprietà).

Per procedere all’inserimento di nuove proprietà, l’utente abilitato deve preliminarmente selezionare una categoria e successivamente può:

  • associare nuove proprietà alla categoria creata
  • cancellare proprietà della categoria selezionata
  • inserire proprietà di tipo allegati per quella categoria
  • associare un immagine alla categoria

Tipizzazione delle proprietà

 

I tipi di proprietà disponibili sono:

TESTO: la proprietà avrà valore testuale.

DATA: la proprietà avrà valore di data.

OPZIONI ESCLUSIVE: è presente un elenco di opzioni con valore testuale, dal quale è possibile selezionarne una.

OPZIONI MULTIPLE:è presente un elenco di opzioni con valore testuale, dal quale è possibile selezionare più voci.

ETICHETTA: la proprietà avrà valore testuale non modificabile.

DATO SISTEMA INFORMATIVO: È inseribile un campo prelevato dal Sistema Informativo bancario, mediante lo strumento Connect Suite.

 

Importazione oggetti informativi

 

Questa sezione viene utilizzata solo in una “fase iniziale” quando bisogna rendere disponibili nell’applicazione web UDM i dati presenti su un'altra base dati. L’importazione dei dati presenti su di un’altra base dati, implica l’eliminazione di tutti i dati presenti nella base dati attualmente in uso.

 

 

Gestione Documenti

In questa sezione si trovano tutte le operazioni relative alle risorse appartenenti alle diverse categorie di oggetti informativi:

  • Aggiungere una nuova risorsa
  • Modificare una risorsa
  • Ricerca di una risorsa
  • Consultazione dello storico delle modifiche

Gestione relazioni

In questa sezione si possono creare le relazioni tra oggetti informativi differenti, specificando il tipo di relazione.

 

Amministrazione

 

Quest’area consente di gestire gli utenti ed i profili ad essi associati. È una sezione accessibile solo all’utente con il ruolo di Amministratore.

  • Amministrazione Utenti
  • Amministrazione Permessi

Punti di forza

  • Workflow procedurale flessibile e dinamico
  • Integrazione con Host
  • Dinamicità della modellazione degli oggetti
  • Ereditarietà delle proprietà
  • Prototipazione immediata degli oggetti e dei processi
  • Modellazione visuale del Workflow
  • Controlli su correttezza e coerenza dati
  • Gestione della sicurezza
  • Profilazione avanzata e dinamica
  • Gestione  allegati documentali
  • Notifiche email interattive
  • Velocizzazione del processo
  • Circolarità delle informazioni
  • Condivisione e immediata disponibilità dei dati
  • Accesso rapido ai documenti elettronici
  • Tracciamento delle attività svolte
  • Monitoraggio  S.L.A. (Service Level Agreement).
  • Informazioni statistiche

Workflow modellabile

Come già specificato, la creazione di un nuovo oggetto informativo, comporta l’inserimento del nome dell’oggetto, di una descrizione e dei campi che lo compongono. È importante sottolineare che possono essere inseriti dei campi i cui valori vengono reperiti automaticamente dal Sistema Informativo bancario (Dato Sistema Informativo). Ad ogni nuovo oggetto creato può, se ritenuto necessario, essere associato un Workflow che stabilisce l’iter procedurale dell’oggetto stesso. All’interno dell’applicativo è presente uno strumento che consente di modellare in maniera visuale il Workflow  (Workflow Designer). Definire un modello di Workflow significa creare degli stati di avanzamento successivi di un particolare oggetto informativo sottoposto a quel Workflow; è necessario definire, inoltre, gli utenti o i profili abilitati a far cambiare lo stato dell’oggetto e ogni eventuale operazione che deve essere scatenata al cambiamento di stato.

 

Esempio:

Supponiamo di considerare l'oggetto informativo "Pratica richiesta di attivazione di un servizio", effettuata da un utente; la sequenza degli stati della pratica è: in redazione, sottoposta, respinta, approvata.

 

Modellazione workflow

 

Figura 1: Modellazione visuale del workflow

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