1 Premessa

 

La costante trasformazione del quadro normativo interno bancario e la necessità di seguire ed attenersi alle disposizioni normative degli Organi di Vigilanza, spingono la Banca a dotarsi di strumenti che consentano l’adeguamento ed il monitoraggio immediato ed unitario di tutti i processi aziendali.

Le esigenze di compliance richiedono sempre più spesso un immediato effetto sulla struttura organizzativa e sull’operatività funzionale e procedurale della Banca ed una valutazione immediata della conformità e dei rischi introdotti.

La funzione preposta alla gestione dei processi sollecitata dalle esigenze interne dell’azienda e dalle indicazioni delle funzioni preposte, si trova ad operare continuamente sui processi con l’obiettivo di verificare l’immediata efficienza dei cambiamenti introdotti, prevenire e gestire i rischi operativi, monitorare i risultati in termini economici e finanziari. Gli interventi sulle attività e sui processi richiedono quindi strumenti di facile utilizzo e che ne ottimizzino le fasi di manutenzione e aggiornamento.

L’attenzione e il livello di dettaglio posti nella mappatura dei processi li rendono strumenti di riferimento per l’operatività quotidiana dell’azienda e soprattutto costituiscono la base fondamentale del processo decisionale.

 

 

2 Obiettivo

 

Per rispondere alle nuove esigenze delle Banche, SEI Consulting propone “OPENBankOrganizzazione Processi E Normative” una soluzione web integrata con il Sistema Informativo aziendale che permette di mappare e monitorare i processi aziendali, offrendo funzionalità per l’adattamento dei processi alle variazioni sia a livello documentale sia a livello operativo.

Lo strumento supporta la Banca nel nuovo approccio alla gestione “per processi” che consente di soddisfare gli obiettivi pianificati dall’azienda in termini economici e finanziari operando mediante la distribuzione ottimale delle risorse e nella trasparenza delle attività nell’ambito dell’organizzazione.

La Banca per raggiungere i risultati prefissati in maniera efficiente ed efficace deve avere una visione completa e reale del processo, mappando e monitorando il flusso delle attività e tutte le entità ad esse contestuali (ruoli coinvolti, documenti generati, risorse utilizzate, rischi introdotti). OPENBank oltre a consentire una mappatura su più livelli di dettaglio di tutti i processi aziendali, risolve i problemi di comunicazione tra le unità organizzative interessate in modo trasversale dai processi elaborati, e allo stesso modo distribuisce la conoscenza procedurale a tutta l’organizzazione aziendale secondo le competenze.

Il Know how aziendale così distribuito fornisce una guida e un supporto per l’attività aziendale giornaliera e le linee guida per la standardizzazione dell’operatività.

Gli obiettivi dell’azienda e quindi i processi che li rappresentano diventano entità misurabili secondo gli indicatori di performance (KPI) quantitativi e qualitativi, che singolarmente o interconnessi tra loro forniscono una misura della qualità del processo stesso evidenziando le eventuali criticità.

L’approccio unico alla misurazione delle performance dei processi, garantito da OPENBank, consente di valutare l’efficienza in termini di costi, tempi, utilizzo di risorse, rischi e controlli, sia a livello generale di Banca sia a livello di ogni specifico processo.

I KPI definiti consentono di monitorare l’andamento di tutti i processi aziendali e si basano su informazioni reperite all’interno del Sistema, sono altamente flessibili in grado di adattarsi al particolare contesto.

 

 

3 Funzionalità del Sistema

 

OPENBank è una soluzione completa di Business Process Modelling, che offre un set modulare di strumenti dedicati alla modellazione e al monitoraggio dei processi aziendali.

Le funzionalità di cui dispone consentono all’utente di mappare modelli organizzativi e processi aziendali complessi in maniera semplice ed intuitiva secondo la notazione BPMN (Business Process Modeling Notation standard OMG per la rappresentazione dei processi di business) nonché la reingegnerizzazione dei processi, garantendo un controllo più trasparente sulla gestione dei flussi.

OPENBank permette di rappresentare il Business Process come un insieme di attività correlate tra loro, definendo attraverso la modellazione dei flussi di processo l’ordine in cui le attività devono essere svolte.

L’applicativo OPENBank è inoltre una soluzione software di Knowledge Management organizzativo che consente l’acquisizione delle “best practices” in materia di modellazione e divulgazione dei processi aziendali.

Di seguito un dettaglio dei moduli che costituiscono la piattaforma.

 

 

Figura 1: Esempio di modellazione di un processo

3.1 Process Design

“Process Design” è un modulo completo e progressivo che consente di rappresentare e descrivere i processi a partire dalla definizione della dimensione di primo livello fino al livello di dettaglio ritenuto appropriato per la gestione del modello organizzativo e per la sua operatività. Il passaggio da una dimensione alla successiva è possibile mediante semplice esplosione del processo.

In particolare OPENBank permette la modellazione dei macroprocessi; ad ogni macroprocesso è associata una filiera di processi che può essere composta da sottoprocessi e da attività: ogni livello di rappresentazione prevede una quantità di informazioni tale da non pregiudicare la validità della rappresentazione del modello.

Lo strumento di workflow designer (disegnatore grafico di flowchart), permette di rappresentare il dettaglio di un processo in termini di flusso di lavoro. La rappresentazione grafica e personalizzata del percorso procedurale avviene mediante l’utilizzo di strumenti grafici come forme, connettori, ed altri specifici oggetti, e con il supporto della comune funzionalità di drag e drop che rende la modellazione del processo semplice ed immediata.

Contestualmente al processo e alle singole attività, il workflow designer consente di rappresentare il ciclo di vita della modulistica e della documentazione coinvolte nel processo, indicandone la tipologia e lo stato durante ogni attività prevista.

OPENbank consente inoltre l’integrazione fra controllo di gestione e modello organizzativo attraverso un approccio ABC/ABM ( Activity Based Costing/ Activity Based Management): è possibile infatti imputare i costi diretti e indiretti alle singole attività nonché attribuire le caratteristiche specifiche di ogni singola attività come ruoli associati, l’intervallo temporale di esecuzione, quantità di risorse, rischi residui, ecc..

Le proprietà definite consentono quindi di convalidare metodologicamente il flusso e di calcolarne le prestazioni (KPI).

Per la messa in esercizio di un processo, lo sviluppo operativo su cui si basa il funzionamento del Process Designer richiede un iter autorizzativo, che prevede oltre alla prima fase di analisi e rappresentazione del processo, le fasi di approvazione e pubblicazione (messa in esercizio).

L’iter approvativo può essere centralizzato o distribuito, in cui l’approvazione del processo è demandata rispettivamente alle funzioni preposte alla sola modellazione dei processi o alle funzioni che svolgeranno il processo. Il coinvolgimento diretto delle funzioni operative offerto dall’applicazione, agevola le operazioni di modellazione, gestione e soprattutto valutazione qualitativa e conformante del processo.

 

3.2 Gestione dei processi

L’applicativo presenta funzionalità per la gestione semplificata ed immediata delle attività e, più in generale, dei processi:

  • Modellazione di attività e processi riusabili: è possibile definire, in fase di modellazione, processi “riusabili". I processi appartenenti a tale categoria sono modellati una sola volta e richiamabili all’interno di macroprocessi o processi di livello superiore. Ogni istanza di processo utilizzata può essere personalizzata in termini di costi, risorse, ruoli coinvolti e gravità di rischi introdotto per il particolare ambito contestuale.

  • Storicizzazione dei processi: tutti i processi realizzati, in esercizio e non, vengono storicizzati all’interno dell’applicativo e resi disponibili per la consultazione al personale autorizzato. È possibile consultare i processi in ogni stato dell’iter.

  • Versioning dei processi: la modifica dei processi in esercizio comporta la generazione automatica di una nuova versione del processo da sottoporre all’iter autorizzativo. In particolare, l’aggiornamento di un’attività che compone il processo avvia una procedura guidata che prevede le seguenti fasi sequenziali:

  • selezione e modifica dell’attività da aggiornare;

  • selezione dei processi da aggiornare con la nuova attività tra tutti quelli che la eseguono e che sono proposti automaticamente dal Sistema;

  • avvio automatico dell’iter autorizzativo del personale di competenza per ogni processo modificato.

  • Focus dei processi: il Sistema permette di visualizzare viste differenti sui processi secondo le diverse aggregazioni il cui dettaglio è rappresentato dai macroprocessi. Il Sistema permette anche di importare e visualizzare la segmentazione dei processi secondo la Tassonomia ABI.

 

Figura 2: Vista dei processi secondo la Tassonomia ABI

 

  • Struttura dei ruoli: è possibile realizzare graficamente, con gli stessi strumenti messi a disposizione per i processi, le strutture organizzative delle Filiali, degli Uffici, delle Funzioni e dei Servizi della Banca, evidenziando i ruoli coinvolti.

 

Figura 3: Esempio di Mappa dei ruoli

 

  • Contesti aziendali: è possibile realizzare graficamente, con gli stessi strumenti messi a disposizione per i processi, la struttura di tutte le organizzazioni coinvolte nei processi bancari e le relazioni tra di esse (uffici esterni, aziende fornitrici, centro di outsourcing, Centro Servizi, Organi di Vigilanza, etc.).

 

3.3 Generazione Documentazione

OPENBank fornisce funzionalità per la redazione automatica di documentazione sui processi (ad es. Testi Unici) della Banca, all’interno della quale sono riportate le informazioni inerenti i macroprocessi, i processi (flussi), le attività, i ruoli coinvolti nelle attività, la documentazione inerente le operazioni da eseguire.

L’applicativo consente una personalizzazione della documentazione prodotta permettendo, al personale di competenza, di definire il modello da utilizzare (suddivisione in sezioni e in capitoli, indice), il layout delle pagine interne (intestazione, piè di pagina), gli aspetti grafici, e l’eventuale gestione dinamica di parole e frasi ricorrenti.

La generazione dei documenti è preceduta da una fase di selezione delle informazioni che andranno a contenere ed eventualmente cosa comprendere e a che livello di dettaglio. È possibile definire:

  • quali processi riportare (tutti o una parte), ad esempio selezionandoli per contesto o unità organizzativa;

  • l’ordine di inserimento dei processi;

  • il livello di dettaglio delle informazioni inserite (ad esempio riportando solo il processo ma non i sottoprocessi di cui è composto);

Per ogni processo descritto all’interno del Testo Unico è riportata la sua rappresentazione grafica, la descrizione formale, gli utenti coinvolti, gli eventuali processi e sottoprocessi precedenti e successivi, i documenti associati.

I documenti prodotti sono disponibili in formato word e pdf.

 

3.4 Gestione dei rischi di processo

Il sistema di misurazione delle performance di processo di cui dispone OPENBank, permette di avere una visione di insieme del processo soprattutto in termini di costi, tempi e rischi, per supportare lo sviluppo decisionale, strategico ed operativo. L’operatività risulta, in questa maniera, indirizzata verso gli obiettivi desiderabili ed innesca, dove necessario, percorsi di miglioramento e apprendimento organizzativo (Business Process Improvement - BPI).

Uno dei KPI analizzati da OPENBank in grado di offrire una misura dell’efficienza del processo è rappresentato dall’indicatore di rischio che consente di adeguare in tempo reale i piani di azione sui rischi ed intraprendere le adeguate contromisure, nel rispetto delle normative.

OPENBank consente di amministrare in modo completo i rischi individuati nel processo mediante la gestione di un’anagrafica unica dei rischi.

Ogni rischio censito all’interno del Sistema assumerà un contributo differente nell’istante in cui è associato ad un particolare processo. Le attività di mitigazione del medesimo rischio nei vari processi saranno peculiari dei processi stessi.

In base alla modellazione dei processi, dei relativi rischi e delle attività di mitigazione del rischio, OPENBank offre le funzionalità necessarie alla quantificazione del rischio residuo.

 

 

4 Sicurezza e Profilazione

 

L’accesso a OPENBank, per ovvi motivi di sicurezza, avviene esclusivamente tramite autenticazione dell’utente.

E’ presente un sistema di log per la registrazione e il monitoraggio degli accessi al Sistema e dell’operatività utente. All’accesso di ciascun utente vengono catturate ed archiviate su Database le informazioni sull’account, la data, l’ora del login e del logout. L’Amministratore del Sistema può, tramite un’apposita interfaccia messa a sua disposizione, consultare i log e verificare gli accessi e le operazioni effettuate, secondo diversi criteri di ricerca. Tale sistema può risultare utile non solo ai fini della gestione della sicurezza, ma anche per operare valutazioni di tipo statistico sull’utilizzo dello strumento da parte del personale.

Oltre all’autenticazione e ai log, nell’applicativo esiste un ulteriore livello di gestione delle utenze: la profilazione. Le sezioni del Sistema non sono infatti disponibili indistintamente per tutti gli utenti: esistono aree a cui possono accedere solo determinati utenti o categorie di utenti. Inoltre, nell’ambito di ciascuna sezione possono esistere livelli di operatività diversi a seconda del ruolo ricoperto dall’utente all’interno della Banca. Sono previsti, pertanto, diversi profili di utenza, a ciascuno dei quali sono associati diversi livelli di autorizzazione di accesso e operatività all’interno delle diverse sezioni del Sistema. Le informazioni relative ai profili e ai relativi permessi sono archiviate nel Database e sono configurabili dinamicamente da parte dell’Amministratore del Sistema. È presente un’interfaccia attraverso la quale l’Amministratore potrà gestire in modo rapido e agevole la profilazione, senza interagire direttamente con il Database. In particolare la gestione dei profili si basa su due entità: gruppo e utente.

Quando un utente effettua l’accesso al Sistema, quest’ultimo interroga il Database e individua le funzionalità associate al profilo dell’utente; conseguentemente abilita e rende visibili nei suoi menù e nelle sue diverse sezioni solo tali funzionalità. Se un utente possiede sia dei permessi individuali, sia dei permessi associati al proprio gruppo di appartenenza, sarà abilitato l’insieme delle funzionalità associate ad entrambi i profili.

 

 

5 Vantaggi

 

I vantaggi derivanti dall’utilizzo della piattaforma software proposta sono:

  • Progettazione grafica online dell’organizzazione attraverso modelli e processi aziendali

  • Integrazione fra controllo di gestione e modello organizzativo attraverso un approccio ABC/ABM

  • Revisione immediata dei processi

  • Tracciabilità delle attività di business

  • Simulazione e Monitoraggio delle performance dei modelli organizzativi

  • Gestione telematica della documentazione

  • Creazione e condivisione della conoscenza sull’organizzazione

  • Integrazione fra change, process, knowledge, quality, control management tramite un sistema che rispecchia un approccio unificato

  • Integrazione fra visione strategica ed operativa

  • Integrazione con l’organigramma aziendale

  • Gestione di ruoli, profili e permessi

  • Tracciamento delle attività svolte

  • Interfacciamento con il Sistema Informativo

  • Log

 

L’applicativo, oltre a offrire tutte le funzionalità per la modellazione dei processi, è in grado di importare la modellazione dei processi dai software più diffusi e da file sequenziali.

 

 

6 Integrazione OPENBank

 

I moduli di accesso controllato, log e gestione dell’organigramma rendono OPENBank un applicativo completo ed integrabile in ogni realtà aziendale.

L’applicativo oltre ad essere facilmente integrato nella Intranet aziendale, potrebbe costituire esso stesso una Intranet in grado di agevolare la comunicazione e la collaborazione tra gli utenti e di ottimizzare la generazione e la diffusione dell’informazione.

I comuni moduli di Document Management, Content Management, Collaborative Work, Sign in Module, che caratterizzano la Intranet aziendale sono disponibili ed integrabili.

 

 

As-SOS - Assistant for SOS

Come previsto dal provvedimento UIF del 24 ottobre 2011, gli intermediari finanziari, dal 1 Novembre 2011, provvedono all’inoltro delle segnalazioni di operazioni sospette esclusivamente via web, attraverso il portale INFOSTAT-UIF. Il nuovo sistema di Banca Italia permette l’inserimento della segnalazione sia tramite un data entry manuale, sia tramite upload di un file in formato XBRL, generato da applicativi proprietari dell’intermediario.

As-SOS è un applicativo web nato per supportare l’utente nella creazione del file XBRL di segnalazione e in generale per automatizzare l’intero processo di riferimento (inserimento, approvazione, invio, archiviazione, etc.)

Vantaggi/caratteristiche principali della soluzione

  • Distribuzione a livello di filiale: As-SOS è un’applicazione web che può essere utilizzata da qualsiasi utente autorizzato. Rendendola disponibile agli operatori di filiale, da cui partono nella maggior parte dei casi le segnalazioni di operazioni sospette, si demanda a questi buona parte del lavoro di inserimento dati, o meglio si ottimizzano le attività che già attualmente eseguono. L’ufficio centrale antiriciclaggio riceve «elettronicamente» la segnalazione inserita dalla filiale, verifica se integrare o meno i dati ed infine procede all’invio della SOS all’UIF (oppure decide di non inoltrare la SOS);
  • Integrazione con il sistema informativo: grazie all’interfacciamento con il sistema informativo dell’intermediario, As-SOS consente di recuperare in automatico buona parte dei dati necessari alla compilazione della segnalazione (anagrafe generale, movimenti C/C, etc.). Il sistema infatti dispone di una “Connect suite” grazie alla quale è possibile interfacciarsi direttamente a qualsiasi fonte dati (data base, web service, transazioni 3270, applicazioni web, etc);
  • Riduzione dei costi: il sistema riduce notevolmente i tempi di lavorazione della pratica di SOS, generando in questo modo una riduzione dei costi sostenuti dall’istituto, sia a livello di singola filiale, sia a livello di ufficio Antiriciclaggio;
  • Work flow personalizzabile: il sistema è fornito di un motore di work flow personalizzabile facilmente sull’operatività specifica del cliente;
  • Tracciatura attività: ogni attività eseguita sulla segnalazione viene tracciata attraverso la registrazione delle informazioni fondamentali;
  • Archiviazione elettronica delle pratiche: As-SOS consente di avere un unico sistema di archiviazione di tutte le informazioni relative alle pratiche di segnalazione. Grazie alla funzione di ricerca, inoltre, è possibile individuare le pratiche tramite numero protocollo UIF o nominativo del segnalato. Questa funzione facilita, per esempio, l’utente nella gestione:
    • delle segnalazioni sostitutive (grazie anche alla funzione di duplicazione);
    • delle segnalazioni collegate;
    • delle risposte alle richieste delle autorità di controllo/investigazione.
  • Statistiche : la funzione permette di estrapolare dati statistici dall’archivio segnalazioni (es. quante SOS inviate all’UIF in un periodo, quante archiviate, etc.);
  • Autonomia dal sistema Infostat: lo strumento consente di inserire una o più SOS contemporaneamente ed in qualsiasi momento, eliminando la dipendenza dal sistema Infostat. Si evitano così anche eventuali blocchi operativi dovuti alla non accessibilità dell’applicativo dell’UIF;
  • Flessibilità: l’architettura del sistema è altamente flessibile, permettendo una gestione dinamica delle informazioni ed un alto livello di personalizzazione. È possibile, per esempio:
    • definire i segmenti dati/campi obbligatori in base al profilo dell’operatore;
    • creare nuovi segmenti dati personalizzati (non di pertinenza della segnalazione ufficiale);
    • definire il work flow del processo secondo le proprie regole operative;
    • Etc.
  • Notifiche e-mail: è possibile configurare notifiche automatiche attraverso l’invio di e-mail;
  • Garante II compliant: la procedura è già adeguata alla cosiddetta normativa «Garante II».

 

 

Nell’ambito del processo di erogazione del credito, per i finanziamenti garantiti dai Consorzi di Garanzia Fidi, l’istruzione della pratica di affidamento è sicuramente una delle fasi più significative, sia perché costituisce l’analisi preliminare di fattibilità su cui si basa tutto il processo e da cui dipendono in modo determinante la redditività e la rischiosità degli impieghi, sia perché impegna un numero elevato di risorse della banca.

La riduzione dei tempi dedicati alla raccolta delle informazioni, alla compilazione di prospetti, alla consultazione ed all’archiviazione di documenti influisce in modo rilevante sui costi di lavorazione delle pratiche.

L’adozione di metodologie che garantiscano completezza, chiarezza ed uniformità nella raccolta delle informazioni richieste, rigorosa e costante aderenza alle normative ed alle strategie aziendali per l’area, rappresenta sicuramente un passo fondamentale per il governo ed il controllo del credito. “P.E.F. Coop Web” è un’applicazione che si propone di supportare, non solo l’istruzione delle pratiche di affidamento soddisfacendo tali esigenze ma, anche di gestire il processo di erogazione del credito per le richieste dei finanziamenti in parola.

L’applicativo “P.E.F. Coop Web” permette di istruire una pratica di affidamento seguendo specifici step operativi, tra questi:

  • l’identificazione della tipologia di clientela da affidare (ditta individuale o società). Gli affidamenti garantiti da Consorzi non sono erogati ai privati consumatori;
  • l’acquisizione delle informazioni (anagrafiche, di rischio, ecc.) caratterizzanti il cliente e l’organizzazione di tali informazioni in prospetti strutturati specifici;
  • la selezione del prodotto creditizio richiesto;
  • la compilazione dei prospetti con le informazioni che non sono acquisibili automaticamente;
  • l’esame e la valutazione delle informazioni da parte dell’operatore e la formulazione di note di commento;
  • la compilazione dei pareri necessari al completamento della proposta;
  • la delibera da parte dell’Organo competente;
  • l’erogazione delle linee di credito richieste;
  • l’archiviazione informatica delle singole proposte, consultabili ed aggiornabili in ogni momento.

L’acquisizione di tutte le informazioni disponibili dal sistema informativo aziendale ed il trasferimento a questo della proposta di affidamento è realizzata automaticamente mediante un modulo di interfaccia con l’ambiente host.

La procedura “Finanziamenti In Rete – Cooperative di Garanzia”, a supporto del processo bancario di concessione di crediti garantiti da Consorzi di garanzia, consente l’accesso al:

a) Modulo utilizzato dal Consorzio:

  • modulo inserimento/variazione dati della richiesta di finanziamento come da schema fornito dalla Banca con controlli formali sui campi da inserire;
  • gestione allegati elettronici a corredo della richiesta di finanziamento;
  • stampa del contratto di richiesta di finanziamento in formato pdf personalizzato secondo le specifiche adottate dal Consorzio e concordate con la Banca;
  • funzionalità di delibera da parte del Consorzio;
  • funzionalità di interrogazione lista richieste di finanziamento;
  • funzionalità di interrogazione statistiche;
  • pannello costi sostenuti per visure CERVED in tempo reale;
  • visualizzazione delle convenzioni con il Consorzio indicante il saldo richiedibile in tempo reale, l’indicazione degli impieghi e il prospetto delle condizioni, nonché indicazione dell’importo massimo concedibile, gestione interrogazione insoluti da tabulati del Sistema Informativo bancario.

Punti di forza

  • Gestione di tutta la documentazione fornita dai Consorzi di Garanzia della Banca
  • Riduzione dei tempi di interscambio di informazioni tra Cooperativa e Banca
  • Completezza e adeguatezza dei dati forniti dai Consorzi di Garanzia
  • Workflow procedurale flessibile e dinamico
  • Integrazione totale con Host
  • Inserimento guidato dei dati della richiesta
  • Precompilazione campi con dati disponibili (Sistema Informativo aziendale)
  • Controlli su correttezza e coerenza dati
  • Gestione della sicurezza
  • Profilazione avanzata e dinamica
  • Generazione automatica moduli di stampa
  • Gestione  allegati documentali
  • Notifiche email interattive
  • Gestione avanzata dell’iter di delibera
  • Velocizzazione del processo
  • Incremento sostanziale dei volumi di erogato
  • Circolarità delle informazioni
  • Condivisione e immediata disponibilità dei dati
  • Accesso rapido ai documenti elettronici
  • Tracciamento delle attività svolte
  • Monitoraggio  S.L.A. (Service Level Agreement).
  • Informazioni statistiche per valutazioni commerciali

Dettagli Infrastruttura

È possibile operare una suddivisione delle funzionalità offerte dal Sistema in tre Macro-Aree:

-       Attività Operative

-       Attività di Monitoraggio

-       Attività Amministrative

L’area “Attività Operative” consente di monitorare e di interagire con lo stato di avanzamento dell’istruttoria delle pratiche di richiesta crediti: dall’inserimento della richiesta del Cliente e dalla raccolta delle informazioni fino, in caso di esito positivo degli step valutativi, all’erogazione del credito.

Gli utenti sono guidati dal sistema in ogni fase del processo (inserimento e modifica dati, autorizzazioni elettroniche, gestione allegati, interrogazione, etc.), in base alle autorizzazioni possedute.

Più in dettaglio il processo si articola nelle seguenti fasi:

- Raccolta e inserimento delle informazioni anagrafiche del Cliente richiedente (pre-istruttoria).

- Inserimento delle informazioni di carattere sociologico, utili alla compilazione automatica del questionario per la valutazione del rischio.

- Inserimento dei dati di dettaglio sulla richiesta e sugli eventuali garanti.

- Stampa della richiesta di finanziamento elettronica da far sottoscrivere al richiedente.

- Istruttoria della pratica, con verifica delle informazioni, generazione della proposta, gestione delle linee di credito e delle relative garanzie.

- Delibera della richiesta, a cura degli Organi deliberanti competenti, in base alla tipologia della richiesta e al livello di rischio attribuito dal sistema.

- Gestione delle condizioni economiche.

- Generazione delle stampe della documentazione contrattuale.

- Erogazione effettiva del finanziamento.

L’area “Attività di Monitoraggio” contiene tutte le funzionalità utili per esercitare un controllo sul sistema nel suo complesso, in particolare report richieste/proposte, statistiche, S.L.A., log operazionali. Si possono ottenere valori statistici per tipo di richiesta con criteri di selezione per filiale, per data o intervallo temporale indicanti le richieste pendenti, inserite, non autorizzate, accettate, respinte, sospese. È presente anche un log di accessi per filiale.

L’area “Attività Amministrative” include tutte le funzionalità di tipo amministrativo, come la gestione dei profili utente, la gestione dei periti, la definizione dinamica dei contratti, la manutenzione delle tabelle di supporto, l’esportazione dei dati.

Flessibilità del sistema

Il Sistema definisce e gestisce differenti tipologie di linee di credito, con caratteristiche modellate sulle esigenze specifiche della Banca. Le informazioni inerenti la particolare pratica, possono essere reperite da canali differenti:

-          Filiali

-          Esercenti

-          Reti di agenti

È possibile, pertanto, dare in uso fornendo l’accesso con apposite credenziali a esercenti e agenti; le informazioni vengono comunque accentrate nella base dati dell’applicativo, garantendo flessibilità dell’iter procedurale e dei controlli.

Workflow

Workflow PEF Coop Web

Figura 1: Rappresentazione a blocchi del Workflow, dalla fase di richiesta alla fase di erogazione

 

 

L’applicativo “P.E.F. Coop Web” permette di gestire il workflow della pratica di richiesta di finanziamento provenienti dai Consorzi di Garanzia Fidi seguendo specifici step operativi.

L’inserimento di una nuova richiesta di finanziamento, viene effettuata dall’utente del Consorzio.

La fase di inserimento di una richiesta prevede una fase di pre-istruttoria in cui vengono inserite tutte le informazioni anagrafiche del richiedente, dei garanti, dei legali rappresentanti e dei soci. Nel caso in cui tali informazioni siano reperibili direttamente all’interno della Banca o sul Sistema Informativo bancario, esse saranno automaticamente disponibili. È possibile verificare lo stato in cui si trovano tutte le figure coinvolte in una pratica di richiesta: “Richiedente”, “Garanti”, “Soci”, “Legale Rappresentante” e consultare, eventualmente, le informazioni relative alle pratiche precedentemente inserite per quella particolare figura.

Terminata la fase di redazione della pratica il Sistema procede con la chiusura della stessa in modo da certificarne il completamento dei dati ed avviare quindi la fase di istruttoria del Consorzio. L’organo deliberante del Consorzio, dopo aver analizzato la richiesta di finanziamento inserita, procede a fornire il proprio benestare/delibera alla richiesta. Se la pratica è stata deliberata positivamente, il sistema comunica automaticamente la delibera del Consorzio di garanzia alla Banca.

Il sistema procede con la verifica di tutte le informazioni inserite dal Consorzio di Garanzia Fidi, esaminando anche tutti gli allegati a corredo della richiesta di finanziamento. Viene quindi effettuata l’istruttoria della richiesta, e generata una proposta. Ad ogni proposta viene associato un numero univoco e le informazioni oltre che essere presenti all’interno dell’applicativo vengono ribaltate automaticamente sul sistema centrale.

La fase di scrittura della proposta, dei fidi e delle garanzie, sul sistema centrale e la conseguente fase di chiusura della stessa sarà svolta in maniera automatica dal Sistema.

Alla chiusura della proposta viene determinato l’iter di delibera, cioè vengono stabilite tutte le fasi di approvazione che la proposta deve attraversare. Il credito viene erogato, se la richiesta viene approvata dall’Organo Deliberante.

Sistema di acquisizione, elaborazione, generazione di report e pubblicazione di dati per il controllo di gestione.

Obiettivo

Obiettivo principale dell’applicativo è quello di mettere a disposizione dell’utente una struttura dati multidimensionale, navigabile secondo criteri di aggregazione personalizzabili, con la possibilità di ruotare facilmente gli assi per ottenere diverse viste logiche.

Può essere impostata una macrovisualizzazione mediante la definizione delle dimensioni del primo livello di aggregazione. Successivamente utilizzando funzioni drill-down è possibile passare dal dato sintetico all’esame dei dati di dettaglio, analizzando le sottodimensioni, fino alla consultazione del singolo dato atomico, con la possibilità di filtro e di raggruppamento drill-up.

 

Navigazione all'interno dei report

Figura 1: Navigazione all’interno del report

Descrizione generale

Il sistema, per effettuare le elaborazioni richieste, è in grado di rilevare in maniera autonoma le informazioni all’interno del sistema informativo bancario, mediante l’esecuzione di transazioni e l’acquisizione di flussi.

Il sistema conterrà quindi al suo interno tutte le informazioni che vengono rese disponibili agli utenti attraverso viste dinamiche. È possibile definire viste differenti, ma solo una per volta è quella considerata in vigore.

I risultati della vista consolidata possono essere pubblicati mediante workflow di pubblicazione. Tali risultati sono soggetti a criteri di esposizione diversi secondo gli utenti cui sono destinati; e possono essere in pdf, resi accessibili all’interno della Intranet, o esportati su file excel.

 

Architettura del Sistema Horus

Figura 2: Architettura del sistema HORUS

Descrizione del processo

Il processo di seguito descritto, deve essere svolto mensilmente dalla Banca e si articola nelle seguenti fasi:

  1. Acquisizione automatica e trasparente all’utente delle informazioni sull’operatività delle filiali.
  2. Acquisizione dei dati anagrafici e di rapporto: questi dati vengono inseriti all’interno della base dati del sistema, mediante importazioni di flussi. L’operazione può essere eseguita una tantum ed eventualmente on demand.
  3. Definizione delle strutture: il sistema reperisce, dal software di sicurezza logica, la struttura organizzativa delle filiali. All’interno dell’applicativo possono comunque essere definite strutture gerarchiche di dipendenze tra elementi. L’operazione può essere eseguita una tantum ed eventualmente on demand.
  4. Definizione delle regole di aggregazione: vengono definite dall’utente, hanno una scadenza e possono comunque essere modificate in qualsiasi momento. Le regole di aggregazione consentono la creazione di viste di dettaglio che sono alla base dei report. L’operazione può essere eseguita una tantum ed eventualmente on demand.
  5. Organizzazione dei dati: i dati sull’operatività delle filiali e quelli relativi all’anagrafe e ai rapporti sono organizzati all’interno di una base dati definita con la verifica, da parte del sistema, della congruità e dell’esattezza dei dati importati. L’importazione viene eseguita mensilmente per il mese precedente, ed in caso di errori on demand per il periodo in questione.
  6. Interrogazioni: report definiti e definibili.
  7. Pubblicazioni: i report, se consolidati, vengono resi disponibili alle diverse categorie di utenti attraverso canali differenti. Una volta che i report vengono pubblicati, non possono più essere cambiati. I report successivi terranno conto di eventuali aggiustamenti sui dati.

Funzionalità del sistema

Il Sistema cura il processo di controllo di gestione a partire dal reperimento fino alla pubblicazione delle informazioni ove dovuto, come descritto nel paragrafo precedente.

Le informazioni vengono acquisite mediante l’esecuzione di transazioni. Per reperire tutte le informazioni utili, devono essere eseguite un numero definito di transazioni con parametri differenti. I parametri richiesti dalla transazione sono: i prodotti, i codici dato e il periodo di riferimento dei dati. Per rendere completamente automatizzato il processo di estrazione, tali parametri sono contenuti al’interno di una tabella guida che contiene le associazioni tra “prodotti” e “codici dato”. Il periodo di riferimento è quello del mese precedente alla data di estrazione.

I dati ottenuti da ogni transazione vengono depositati nel server di comunicazione con il Sistema Informativo bancario in un’apposita area di atterraggio. Il nome del file è il medesimo per ogni transazione eseguita perciò, il software effettua una copia del file depositato nel server, eventualmente rinominandolo, ed eseguendo una serie di funzioni lo scompatta e organizza i dati ottenuti all’interno del database. Il sistema è in grado di controllare lo stato di arrivo del file.

L’estrazione dei dati e il conseguente popolamento del database locale sono delle operazioni che devono essere ripetute mensilmente e riguardano di norma i dati del mese precedente. Sono perciò schedulate alla data prevista e vengono svolte in modo del tutto automatico e trasparente. Possono però essere scatenate on demand dall’utente.

Le informazioni sull’anagrafe clienti e sui rapporti vengono invece reperite da un flusso e posizionate all’interno del database.

Il sistema effettua on demand l’estrazione dal software di sicurezza logica della struttura organizzativa della Banca. Altre strutture di dipendenza possono essere definite direttamente all’interno dell’applicativo. Può essere creato un albero di gerarchia per i prodotti e per tutti gli elementi che possono essere sintetizzati secondo una gerarchia.

Questa strutturazione delle informazioni consente di semplificare l’accesso e la navigazione dei dati. Gli alberi di gerarchia vengono definiti dall’utente e possono essere impostati in modo da avere solo validità temporale.

La navigazione delle informazioni avviene attraverso delle regole di aggregazione definibili dall’utente e soggette a scadenza. Le regole di aggregazione di base vengono applicate direttamente all’acquisizione dei dati, così da lavorare direttamente su dati utili. Tali regole, insieme alle dipendenze gerarchiche,  permettono la creazione di viste di sintesi sui dati. Si possono creare differenti viste, con regole e strutture diverse. Ogni vista ha una data di decorrenza e una data di termine e solo una è da considerarsi in vigore. Applicando tale vista, si consolida la base dati su cui verranno creati i report.

All’interno del sistema sono gestite due tipologie di report:

  • reportistica standard:  generata tutti i mesi;
  • reportistica spot: generata su richiesta dell’utente per un accesso specifico alle informazioni.

Mentre i report standard sono definiti all’interno del sistema, per i report spot, il sistema offre una strumento per la creazione dinamica dei report.

Tuttavia può succedere, anche a distanza di tempo, che i dati estratti in un determinato mese non risultino corretti. Il sistema dà quindi la possibilità di effettuare l’estrazione dei dati indicando il mese di riferimento e i nuovi dati estratti andranno a sovrascrivere i precedenti.

La dipendenza gerarchica tra i dati consente il ricalcolo automatico delle viste.

Consolidata la base dati e la vista in vigore, i risultati dei report possono essere resi disponibili alle diverse categorie di utenti, scegliendo lo strumento di pubblicazione direttamente dal sistema:

  • stampa dei pdf per la direzione
  • pubblicazione all’interno della intranet
  • esportazione su file excel

Rappresentazione grafica

Le informazioni contenute all’interno dei report possono essere visualizzate graficamente. Partendo dal report, l’applicativo consente di selezionare , e quindi rappresentare, solo le informazioni di interesse.

Ogni grafico creato può essere salvato, esportato e stampato.

 

Esempio rappresentazione report: confronto tra dati

Figura 3: Esempi di rappresentazione di un report: confronto tra i dati

Dizionario

Ogni dato riportato all’interno del sistema è identificabile con un proprio codice. Può succedere tuttavia che codici differenti in realtà indicano lo stesso dato, ad esempio, i numeri di conto corrente e i numeri dei mutui sono indicati con codici dato differenti nonostante presentano la stessa logica sottostante. Affinché la duplicità dei dati non comprometta la veridicità dei report finali, il sistema gestisce un dizionario di transcodifica. La gestione di un dizionario consente di creare all’interno dell’applicativo un codice univoco a cui ricondurre i codici diversi che rappresentano lo stesso dato. In questo modo, si semplifica e si velocizza la fase di costruzione del report, nella quale il dato utilizzato per i calcoli, e quindi esposto, sarà quello creato all’interno dell’applicativo. Nel dizionario sono indicati anche la descrizione con cui si esporrà il dato e le regole di esposizione del dato stesso.

Il dizionario è gestito dinamicamente dall’Amministratore del sistema.

Vantaggi

  • Integrazione totale con Host
  • Velocizzazione e automazione del processo
  • Gestione dinamica degli strumenti
  • Struttura dati multidimensionale
  • Immediata disponibilità dei dati
  • Tracciamento delle attività svolte
  • Reportistica avanzata
  • Simulazioni
  • Log

 

Il sistema è inoltre progettato per gestire il multi banca.  L’applicativo è cioè in grado di lavorare su base di dati differenti, una per ogni Banca, con la possibilità di utilizzare gli stessi report, ma anche report definiti per il gruppo.

 

 

Profilazione

 

L’accesso all’applicativo “HORUS”, avviene mediante il portale Intranet profilato secondo Sicurezza logica.

La profilazione permette, in particolare, di limitare l’operatività all’interno dell’applicativo e di contestualizzare la visualizzazione dei report .

 

Ogni utente in base al profilo assegnatoli, è in grado di vedere i soli report di cui è destinatario:

  • la filiale vedrà solo i report inerenti se stessa
  • il Responsabile di area vedrà i report delle filiali della sua area
  • gli Uffici di Sede Centrale vedranno i dati di tutte le aree e di tutte le filiali

Interfaccia online PEF

Figura 1: Interfaccia di P.E.F. Web – [FI.VE]  online

 

 

“P.E.F. Web” è un applicativo web-based  a supporto del processo di erogazione dei crediti. In tale processo, l’istruzione della pratica di affidamento è sicuramente una delle fasi più significative, sia perché costituisce l’analisi preliminare di fattibilità su cui si basa tutto il processo e da cui dipendono in modo determinante la redditività e la rischiosità degli impieghi, sia perché impegna un numero elevato di risorse.

La riduzione dei tempi dedicati alla raccolta delle informazioni, alla compilazione di prospetti, alla consultazione ed all’archiviazione di documenti influisce in modo rilevante sui costi di lavorazione delle pratiche. L’adozione di metodologie che garantiscono completezza, chiarezza ed uniformità nella raccolta delle informazioni richieste, rigorosa e costante aderenza alle normative ed alle strategie aziendali, rappresenta sicuramente un passo fondamentale per il governo ed il controllo del credito.

“P.E.F. Web” è un’applicazione che si propone di supportare l’istruzione delle pratiche di affidamento soddisfacendo tali esigenze.

L’applicativo permette di istruire una pratica di affidamento seguendo specifici step operativi:

  • l’identificazione della tipologia di clientela (retail) da affidare;
    • approvazione
    • revisione
    • rifiuto;
  • l’acquisizione dei dati dichiarativi del cliente richiedente (ovviamente supportati da documenti che ne certifichino la veridicità);
  • l’acquisizione di tutte le informazioni pubbliche disponibili sul sistema informativo della Banca (anagrafiche, dati di rischio, etc.) inerenti il richiedente ed altri soggetti interessati (garanti) e l’organizzazione di tali informazioni in specifici prospetti strutturati;
  • la selezione del prodotto creditizio richiesto;
  • la compilazione di semplici prospetti con le informazioni che non sono acquisibili automaticamente;
  • l’esame e la valutazione delle informazioni da parte dell’operatore e la formulazione di note di commento;
  • l’esame dei dati e della richiesta attraverso gli applicativi di scoring dei clienti che ne determinano lo stato di:
  • la compilazione dei pareri necessari al completamento della proposta;
  • la delibera da parte dell’Organo competente;
  • l’archiviazione informatica delle singole proposte consultabili in ogni momento.

L’acquisizione di tutte le informazioni disponibili nel sistema informativo aziendale ed il trasferimento a questo della proposta di affidamento sono realizzati automaticamente mediante un modulo di interfaccia con l’ambiente host. Inoltre le fasi significative di avanzamento di stato della proposta sono dotate di un sistema di notifica tramite posta elettronica che consente agli organi interessati l’immediata conoscenza delle variazioni relative alle richieste di credito.

Schema funzionale PEF

Figura 2: Schema funzionale di “P.E.F. Web”

Applicativi connessi allo scoring dei clienti

Il funzionamento dell’applicativo è definito sugli applicativi di scoring dei clienti. Tali prodotti si basano su definizioni e criteri metodologici in grado di formulare un giudizio valutativo del cliente.

I dati richiesti per determinare l’esito dello scoring sono acquisiti e inseriti in automatico e in maniera trasparente all’utente.

In base all’esito la pratica segue un iter differente:

  • semaforo Verde: immediata pre-erogazione:
    • apertura dei rapporti,
    • aggancio dei fidi ai rapporti,
    • stampa dei contratti di rapporto,
    • stampa dei moduli di fidejussione, eventuale polizza infortuni o altri moduli in maniera automatica.

La fase di erogazione non è altro che, perfezionati i contratti con la firma del cliente, l’effettiva erogazione con accredito immediato in tempo reale su conto corrente che il cliente ha selezionato come conto di regolamento per l’accredito;

  • semaforo Giallo: ossia iter “da rivedere”, si sottomette l’autorizzazione a procedere con le fasi di pre-erogazione ed erogazione direttamente ad un organo di Sede Centrale.

La pratica viene sottratta alla competenza della filiale e assegnata ad un organo di Sede Centrale che deciderà se deliberare in accoglimento la richiesta oppure decidere in declino o in rifiuto;

  • semaforo Rosso: ossia iter “da rifiutare”, si richiede l’autorizzazione  ad un organo di Sede Centrale per l’istruzione di una pratica in maniera ordinaria. L’autorizzazione consentirebbe alla filiale di espletare l’istruttoria e farsi eseguire il calcolo di competenza sulla pratica in maniera ordinaria. Qualora l’organo di sede centrale non autorizzasse il processo terminerebbe.

Punti di forza

  • Workflow procedurale flessibile e dinamico
  • Integrazione totale con Host
  • Inserimento guidato dei dati della richiesta
  • Precompilazione campi con dati disponibili (Sistema Informativo aziendale)
  • Controlli su correttezza e coerenza dati
  • Gestione della sicurezza
  • Profilazione avanzata e dinamica
  • Generazione automatica moduli di stampa
  • Gestione  allegati documentali
  • Notifiche email interattive
  • Gestione avanzata dell’iter di delibera
  • Velocizzazione del processo
  • Incremento sostanziale dei volumi di erogato
  • Circolarità delle informazioni
  • Condivisione e immediata disponibilità dei dati
  • Accesso rapido ai documenti elettronici
  • Tracciamento delle attività svolte
  • Monitoraggio  S.L.A. (Service Level Agreement).
  • Informazioni statistiche per valutazioni commerciali

Dettagli Infrastruttura

E possibile operare una suddivisione delle funzionalità offerte dal Sistema in tre Macro-Aree:

-       Attività Operative

-       Attività di Monitoraggio

-       Attività Amministrative

L’area “Attività Operative” consente di monitorare e di interagire con lo stato di avanzamento dell’istruttoria delle pratiche di richiesta crediti: dall’inserimento della richiesta del Cliente e dalla raccolta delle informazioni fino, in caso di esito positivo degli step valutativi, all’erogazione del credito.

Gli utenti sono guidati dal sistema in ogni fase del processo (inserimento e modifica dati, autorizzazioni elettroniche, gestione allegati, interrogazione, etc.), in base alle autorizzazioni possedute.

Più in dettaglio il processo si articola nelle seguenti fasi:

- Raccolta e inserimento delle informazioni anagrafiche del Cliente richiedente (pre-istruttoria).

- Inserimento delle informazioni di carattere sociologico, utili alla compilazione automatica del questionario per la valutazione del rischio.

- Inserimento dei dati di dettaglio sulla richiesta e sugli eventuali garanti.

- Stampa della richiesta di finanziamento elettronica da far sottoscrivere al richiedente.

- Istruttoria della pratica, con verifica delle informazioni, generazione della proposta, gestione delle linee di credito e delle relative garanzie.

- Delibera della richiesta, a cura degli Organi deliberanti competenti, in base alla tipologia della richiesta e al livello di rischio attribuito dal sistema.

- Gestione delle condizioni economiche.

- Generazione delle stampe della documentazione contrattuale.

- Erogazione effettiva del finanziamento.

L’area “Attività di Monitoraggio” contiene tutte le funzionalità utili per esercitare un controllo sul sistema nel suo complesso, in particolare report richieste/proposte, statistiche, S.L.A., log operazionali. Si possono ottenere valori statistici per tipo di richiesta con criteri di selezione per filiale, per data o intervallo temporale indicanti le richieste pendenti, inserite, non autorizzate, accettate, respinte, sospese. È presente anche un log di accessi per filiale.

L’area “Attività Amministrative” include tutte le funzionalità di tipo amministrativo, come la gestione dei profili utente, la gestione dei periti, la definizione dinamica dei contratti, la manutenzione delle tabelle di supporto, l’esportazione dei dati.

Flessibilità del sistema

Il Sistema definisce e gestisce differenti tipologie di linee di credito, con caratteristiche modellate sulle esigenze specifiche della Banca. Le informazioni inerenti la particolare pratica, possono essere reperite da canali differenti:

-          Filiali

-          Esercenti

-          Reti di agenti

È possibile, pertanto, dare in uso fornendo l’accesso con apposite credenziali a esercenti e agenti; le informazioni vengono comunque accentrate nella base dati dell’applicativo, garantendo flessibilità dell’iter procedurale e dei controlli.

Workflow

Workflow PEF

Figura 3: Rappresentazione a blocchi del Workflow, dalla fase di richiesta alla fase di erogazione

 

 

L’applicativo “P.E.F. Web” permette di gestire il workflow delle pratiche di richiesta credito seguendo specifici step operativi.

La fase di inserimento di una richiesta prevede una fase di pre-istruttoria in cui vengono inserite tutte le informazioni anagrafiche del richiedente, dei garanti, dei legali rappresentanti e dei soci. Nel caso in cui tali informazioni siano reperibili direttamente all’interno della Banca o sul Sistema Informativo bancario, esse saranno direttamente disponibili. È possibile verificare lo stato in cui si trovano tutte le figure coinvolte in una pratica di richiesta: “Richiedente”, “Garanti”, “Soci”, “Legale Rappresentante” e consultare, eventualmente, le informazioni relative alle pratiche precedentemente inserite per quella particolare figura.

A questo punto si hanno tutti gli elementi per poter validare le informazioni anagrafiche.

Dopo aver inserito tutti i dati relativi alla specifica richiesta, viene effettuata l’istruttoria della richiesta, e generata una proposta. Ad ogni proposta viene associato un numero univoco e le informazioni oltre che essere presenti all’interno dell’applicativo vengono ribaltate automaticamente sul sistema centrale.

La fase di scrittura della proposta, dei fidi e delle garanzie, sul sistema centrale e la conseguente fase di chiusura della stessa sarà svolta in maniera automatica dal Sistema.

Alla chiusura della proposta viene determinato l’iter di delibera, cioè vengono stabilite tutte le fasi di approvazione che la proposta deve attraversare. Il credito viene erogato, se la richiesta viene approvata dall’Organo Deliberante.

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