1 Premessa

 

La costante trasformazione del quadro normativo interno bancario e la necessità di seguire ed attenersi alle disposizioni normative degli Organi di Vigilanza, spingono la Banca a dotarsi di strumenti che consentano l’adeguamento ed il monitoraggio immediato ed unitario di tutti i processi aziendali.

Le esigenze di compliance richiedono sempre più spesso un immediato effetto sulla struttura organizzativa e sull’operatività funzionale e procedurale della Banca ed una valutazione immediata della conformità e dei rischi introdotti.

La funzione preposta alla gestione dei processi sollecitata dalle esigenze interne dell’azienda e dalle indicazioni delle funzioni preposte, si trova ad operare continuamente sui processi con l’obiettivo di verificare l’immediata efficienza dei cambiamenti introdotti, prevenire e gestire i rischi operativi, monitorare i risultati in termini economici e finanziari. Gli interventi sulle attività e sui processi richiedono quindi strumenti di facile utilizzo e che ne ottimizzino le fasi di manutenzione e aggiornamento.

L’attenzione e il livello di dettaglio posti nella mappatura dei processi li rendono strumenti di riferimento per l’operatività quotidiana dell’azienda e soprattutto costituiscono la base fondamentale del processo decisionale.

 

 

2 Obiettivo

 

Per rispondere alle nuove esigenze delle Banche, SEI Consulting propone “OPENBankOrganizzazione Processi E Normative” una soluzione web integrata con il Sistema Informativo aziendale che permette di mappare e monitorare i processi aziendali, offrendo funzionalità per l’adattamento dei processi alle variazioni sia a livello documentale sia a livello operativo.

Lo strumento supporta la Banca nel nuovo approccio alla gestione “per processi” che consente di soddisfare gli obiettivi pianificati dall’azienda in termini economici e finanziari operando mediante la distribuzione ottimale delle risorse e nella trasparenza delle attività nell’ambito dell’organizzazione.

La Banca per raggiungere i risultati prefissati in maniera efficiente ed efficace deve avere una visione completa e reale del processo, mappando e monitorando il flusso delle attività e tutte le entità ad esse contestuali (ruoli coinvolti, documenti generati, risorse utilizzate, rischi introdotti). OPENBank oltre a consentire una mappatura su più livelli di dettaglio di tutti i processi aziendali, risolve i problemi di comunicazione tra le unità organizzative interessate in modo trasversale dai processi elaborati, e allo stesso modo distribuisce la conoscenza procedurale a tutta l’organizzazione aziendale secondo le competenze.

Il Know how aziendale così distribuito fornisce una guida e un supporto per l’attività aziendale giornaliera e le linee guida per la standardizzazione dell’operatività.

Gli obiettivi dell’azienda e quindi i processi che li rappresentano diventano entità misurabili secondo gli indicatori di performance (KPI) quantitativi e qualitativi, che singolarmente o interconnessi tra loro forniscono una misura della qualità del processo stesso evidenziando le eventuali criticità.

L’approccio unico alla misurazione delle performance dei processi, garantito da OPENBank, consente di valutare l’efficienza in termini di costi, tempi, utilizzo di risorse, rischi e controlli, sia a livello generale di Banca sia a livello di ogni specifico processo.

I KPI definiti consentono di monitorare l’andamento di tutti i processi aziendali e si basano su informazioni reperite all’interno del Sistema, sono altamente flessibili in grado di adattarsi al particolare contesto.

 

 

3 Funzionalità del Sistema

 

OPENBank è una soluzione completa di Business Process Modelling, che offre un set modulare di strumenti dedicati alla modellazione e al monitoraggio dei processi aziendali.

Le funzionalità di cui dispone consentono all’utente di mappare modelli organizzativi e processi aziendali complessi in maniera semplice ed intuitiva secondo la notazione BPMN (Business Process Modeling Notation standard OMG per la rappresentazione dei processi di business) nonché la reingegnerizzazione dei processi, garantendo un controllo più trasparente sulla gestione dei flussi.

OPENBank permette di rappresentare il Business Process come un insieme di attività correlate tra loro, definendo attraverso la modellazione dei flussi di processo l’ordine in cui le attività devono essere svolte.

L’applicativo OPENBank è inoltre una soluzione software di Knowledge Management organizzativo che consente l’acquisizione delle “best practices” in materia di modellazione e divulgazione dei processi aziendali.

Di seguito un dettaglio dei moduli che costituiscono la piattaforma.

 

 

Figura 1: Esempio di modellazione di un processo

3.1 Process Design

“Process Design” è un modulo completo e progressivo che consente di rappresentare e descrivere i processi a partire dalla definizione della dimensione di primo livello fino al livello di dettaglio ritenuto appropriato per la gestione del modello organizzativo e per la sua operatività. Il passaggio da una dimensione alla successiva è possibile mediante semplice esplosione del processo.

In particolare OPENBank permette la modellazione dei macroprocessi; ad ogni macroprocesso è associata una filiera di processi che può essere composta da sottoprocessi e da attività: ogni livello di rappresentazione prevede una quantità di informazioni tale da non pregiudicare la validità della rappresentazione del modello.

Lo strumento di workflow designer (disegnatore grafico di flowchart), permette di rappresentare il dettaglio di un processo in termini di flusso di lavoro. La rappresentazione grafica e personalizzata del percorso procedurale avviene mediante l’utilizzo di strumenti grafici come forme, connettori, ed altri specifici oggetti, e con il supporto della comune funzionalità di drag e drop che rende la modellazione del processo semplice ed immediata.

Contestualmente al processo e alle singole attività, il workflow designer consente di rappresentare il ciclo di vita della modulistica e della documentazione coinvolte nel processo, indicandone la tipologia e lo stato durante ogni attività prevista.

OPENbank consente inoltre l’integrazione fra controllo di gestione e modello organizzativo attraverso un approccio ABC/ABM ( Activity Based Costing/ Activity Based Management): è possibile infatti imputare i costi diretti e indiretti alle singole attività nonché attribuire le caratteristiche specifiche di ogni singola attività come ruoli associati, l’intervallo temporale di esecuzione, quantità di risorse, rischi residui, ecc..

Le proprietà definite consentono quindi di convalidare metodologicamente il flusso e di calcolarne le prestazioni (KPI).

Per la messa in esercizio di un processo, lo sviluppo operativo su cui si basa il funzionamento del Process Designer richiede un iter autorizzativo, che prevede oltre alla prima fase di analisi e rappresentazione del processo, le fasi di approvazione e pubblicazione (messa in esercizio).

L’iter approvativo può essere centralizzato o distribuito, in cui l’approvazione del processo è demandata rispettivamente alle funzioni preposte alla sola modellazione dei processi o alle funzioni che svolgeranno il processo. Il coinvolgimento diretto delle funzioni operative offerto dall’applicazione, agevola le operazioni di modellazione, gestione e soprattutto valutazione qualitativa e conformante del processo.

 

3.2 Gestione dei processi

L’applicativo presenta funzionalità per la gestione semplificata ed immediata delle attività e, più in generale, dei processi:

  • Modellazione di attività e processi riusabili: è possibile definire, in fase di modellazione, processi “riusabili". I processi appartenenti a tale categoria sono modellati una sola volta e richiamabili all’interno di macroprocessi o processi di livello superiore. Ogni istanza di processo utilizzata può essere personalizzata in termini di costi, risorse, ruoli coinvolti e gravità di rischi introdotto per il particolare ambito contestuale.

  • Storicizzazione dei processi: tutti i processi realizzati, in esercizio e non, vengono storicizzati all’interno dell’applicativo e resi disponibili per la consultazione al personale autorizzato. È possibile consultare i processi in ogni stato dell’iter.

  • Versioning dei processi: la modifica dei processi in esercizio comporta la generazione automatica di una nuova versione del processo da sottoporre all’iter autorizzativo. In particolare, l’aggiornamento di un’attività che compone il processo avvia una procedura guidata che prevede le seguenti fasi sequenziali:

  • selezione e modifica dell’attività da aggiornare;

  • selezione dei processi da aggiornare con la nuova attività tra tutti quelli che la eseguono e che sono proposti automaticamente dal Sistema;

  • avvio automatico dell’iter autorizzativo del personale di competenza per ogni processo modificato.

  • Focus dei processi: il Sistema permette di visualizzare viste differenti sui processi secondo le diverse aggregazioni il cui dettaglio è rappresentato dai macroprocessi. Il Sistema permette anche di importare e visualizzare la segmentazione dei processi secondo la Tassonomia ABI.

 

Figura 2: Vista dei processi secondo la Tassonomia ABI

 

  • Struttura dei ruoli: è possibile realizzare graficamente, con gli stessi strumenti messi a disposizione per i processi, le strutture organizzative delle Filiali, degli Uffici, delle Funzioni e dei Servizi della Banca, evidenziando i ruoli coinvolti.

 

Figura 3: Esempio di Mappa dei ruoli

 

  • Contesti aziendali: è possibile realizzare graficamente, con gli stessi strumenti messi a disposizione per i processi, la struttura di tutte le organizzazioni coinvolte nei processi bancari e le relazioni tra di esse (uffici esterni, aziende fornitrici, centro di outsourcing, Centro Servizi, Organi di Vigilanza, etc.).

 

3.3 Generazione Documentazione

OPENBank fornisce funzionalità per la redazione automatica di documentazione sui processi (ad es. Testi Unici) della Banca, all’interno della quale sono riportate le informazioni inerenti i macroprocessi, i processi (flussi), le attività, i ruoli coinvolti nelle attività, la documentazione inerente le operazioni da eseguire.

L’applicativo consente una personalizzazione della documentazione prodotta permettendo, al personale di competenza, di definire il modello da utilizzare (suddivisione in sezioni e in capitoli, indice), il layout delle pagine interne (intestazione, piè di pagina), gli aspetti grafici, e l’eventuale gestione dinamica di parole e frasi ricorrenti.

La generazione dei documenti è preceduta da una fase di selezione delle informazioni che andranno a contenere ed eventualmente cosa comprendere e a che livello di dettaglio. È possibile definire:

  • quali processi riportare (tutti o una parte), ad esempio selezionandoli per contesto o unità organizzativa;

  • l’ordine di inserimento dei processi;

  • il livello di dettaglio delle informazioni inserite (ad esempio riportando solo il processo ma non i sottoprocessi di cui è composto);

Per ogni processo descritto all’interno del Testo Unico è riportata la sua rappresentazione grafica, la descrizione formale, gli utenti coinvolti, gli eventuali processi e sottoprocessi precedenti e successivi, i documenti associati.

I documenti prodotti sono disponibili in formato word e pdf.

 

3.4 Gestione dei rischi di processo

Il sistema di misurazione delle performance di processo di cui dispone OPENBank, permette di avere una visione di insieme del processo soprattutto in termini di costi, tempi e rischi, per supportare lo sviluppo decisionale, strategico ed operativo. L’operatività risulta, in questa maniera, indirizzata verso gli obiettivi desiderabili ed innesca, dove necessario, percorsi di miglioramento e apprendimento organizzativo (Business Process Improvement - BPI).

Uno dei KPI analizzati da OPENBank in grado di offrire una misura dell’efficienza del processo è rappresentato dall’indicatore di rischio che consente di adeguare in tempo reale i piani di azione sui rischi ed intraprendere le adeguate contromisure, nel rispetto delle normative.

OPENBank consente di amministrare in modo completo i rischi individuati nel processo mediante la gestione di un’anagrafica unica dei rischi.

Ogni rischio censito all’interno del Sistema assumerà un contributo differente nell’istante in cui è associato ad un particolare processo. Le attività di mitigazione del medesimo rischio nei vari processi saranno peculiari dei processi stessi.

In base alla modellazione dei processi, dei relativi rischi e delle attività di mitigazione del rischio, OPENBank offre le funzionalità necessarie alla quantificazione del rischio residuo.

 

 

4 Sicurezza e Profilazione

 

L’accesso a OPENBank, per ovvi motivi di sicurezza, avviene esclusivamente tramite autenticazione dell’utente.

E’ presente un sistema di log per la registrazione e il monitoraggio degli accessi al Sistema e dell’operatività utente. All’accesso di ciascun utente vengono catturate ed archiviate su Database le informazioni sull’account, la data, l’ora del login e del logout. L’Amministratore del Sistema può, tramite un’apposita interfaccia messa a sua disposizione, consultare i log e verificare gli accessi e le operazioni effettuate, secondo diversi criteri di ricerca. Tale sistema può risultare utile non solo ai fini della gestione della sicurezza, ma anche per operare valutazioni di tipo statistico sull’utilizzo dello strumento da parte del personale.

Oltre all’autenticazione e ai log, nell’applicativo esiste un ulteriore livello di gestione delle utenze: la profilazione. Le sezioni del Sistema non sono infatti disponibili indistintamente per tutti gli utenti: esistono aree a cui possono accedere solo determinati utenti o categorie di utenti. Inoltre, nell’ambito di ciascuna sezione possono esistere livelli di operatività diversi a seconda del ruolo ricoperto dall’utente all’interno della Banca. Sono previsti, pertanto, diversi profili di utenza, a ciascuno dei quali sono associati diversi livelli di autorizzazione di accesso e operatività all’interno delle diverse sezioni del Sistema. Le informazioni relative ai profili e ai relativi permessi sono archiviate nel Database e sono configurabili dinamicamente da parte dell’Amministratore del Sistema. È presente un’interfaccia attraverso la quale l’Amministratore potrà gestire in modo rapido e agevole la profilazione, senza interagire direttamente con il Database. In particolare la gestione dei profili si basa su due entità: gruppo e utente.

Quando un utente effettua l’accesso al Sistema, quest’ultimo interroga il Database e individua le funzionalità associate al profilo dell’utente; conseguentemente abilita e rende visibili nei suoi menù e nelle sue diverse sezioni solo tali funzionalità. Se un utente possiede sia dei permessi individuali, sia dei permessi associati al proprio gruppo di appartenenza, sarà abilitato l’insieme delle funzionalità associate ad entrambi i profili.

 

 

5 Vantaggi

 

I vantaggi derivanti dall’utilizzo della piattaforma software proposta sono:

  • Progettazione grafica online dell’organizzazione attraverso modelli e processi aziendali

  • Integrazione fra controllo di gestione e modello organizzativo attraverso un approccio ABC/ABM

  • Revisione immediata dei processi

  • Tracciabilità delle attività di business

  • Simulazione e Monitoraggio delle performance dei modelli organizzativi

  • Gestione telematica della documentazione

  • Creazione e condivisione della conoscenza sull’organizzazione

  • Integrazione fra change, process, knowledge, quality, control management tramite un sistema che rispecchia un approccio unificato

  • Integrazione fra visione strategica ed operativa

  • Integrazione con l’organigramma aziendale

  • Gestione di ruoli, profili e permessi

  • Tracciamento delle attività svolte

  • Interfacciamento con il Sistema Informativo

  • Log

 

L’applicativo, oltre a offrire tutte le funzionalità per la modellazione dei processi, è in grado di importare la modellazione dei processi dai software più diffusi e da file sequenziali.

 

 

6 Integrazione OPENBank

 

I moduli di accesso controllato, log e gestione dell’organigramma rendono OPENBank un applicativo completo ed integrabile in ogni realtà aziendale.

L’applicativo oltre ad essere facilmente integrato nella Intranet aziendale, potrebbe costituire esso stesso una Intranet in grado di agevolare la comunicazione e la collaborazione tra gli utenti e di ottimizzare la generazione e la diffusione dell’informazione.

I comuni moduli di Document Management, Content Management, Collaborative Work, Sign in Module, che caratterizzano la Intranet aziendale sono disponibili ed integrabili.

 

 

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