"C.M. Web" è un'applicazione web per la gestione integrata e personalizzata dei corsi di formazione rivolti al personale della Banca.

Il processo relativo all’organizzazione dei corsi prevede le seguenti fasi:

  • creazione del corso con definizione degli orari e se richiesto dei luoghi di svolgimento,
  • partecipazione al corso,
  • questionario di gradimento,
  • richieste di rimborso dei partecipanti.

Per ogni sua fase, la procedura offre supporto per le attività di tipo:

- decisionale,

- logistico,

- autorizzativo,

- operativo,

- di controllo e monitoraggio sullo svolgimento delle operazioni.

 

Le tipologie di corsi gestite sono distinte nelle seguenti categorie: specialistici, interni e di autoformazione.

Ciascuna tipologia di corso è caratterizzata da uno specifico iter, coinvolge diverse figure e può essere organizzata come sessione unica, oppure essere strutturata in moduli autonomi. La procedura è dotata di un sistema di profilazione dinamica che si interfaccia automaticamente con l'organigramma aziendale, ai fini della determinazione degli utenti coinvolti nelle diverse fasi del processo. E' anche presente un sistema automatico di invio mail di notifica agli approvatori e ai partecipanti interessati in ciascuno step.

Oltre alle funzionalità a supporto della gestione di uno specifico corso, sono presenti funzionalità di tipo amministrativo o di interesse generale (ad esempio, gestione delle categorie dei corsi; gestione delle società esterne che organizzano i corsi; gestione degli alberghi di riferimento in ciascuna città di interesse; gestione delle distanze chilometriche tra le città ai fini della determinazione del rimborso spese; segnalazione da parte dei dipendenti delle categorie di corso di proprio interesse; ecc.).

Corsi specialistici

I corsi specialistici sono quelli organizzati da enti esterni, aperti al personale della Banca.

Il processo di gestione di un corso specialistico prevede le seguenti macro-fasi:

- creazione del corso, che include una fase preliminare di inserimento nel sistema delle informazioni (tipologia, categoria, eventuali moduli componenti, sedi e date di svolgimento, ...) e una successiva fase di revisione e pubblicazione del corso. Quando il corso viene pubblicato, il sistema invia automaticamente una notifica agli utenti che hanno manifestato interesse per la categoria di appartenenza;

- richiesta di partecipazione da parte dei dipendenti interessati, con indicazione delle preferenze relative alla data, all'albergo e al mezzo di trasporto;

- iter approvativo della partecipazione da parte di ciascun utente, in base alla gerarchia dei responsabili determinata automaticamente dal sistema;

- completamento dell'iscrizione da parte degli operatori preposti, con eventuale prenotazione di albergo e biglietto per il viaggio;

- compilazione della relazione e del questionario di gradimento, al rientro dal corso da parte del candidato;

- eventuale richiesta di rimborso spese da parte del candidato;

- iter approvativo della concessione del rimborso spese.

Di seguito è riportata una rappresentazione del processo descritto, che evidenzia gli utenti coinvolti e i diversi step dell'iter.

Processo di gestione Corsi specialistici

Figura 1 - Processo di gestione di un corso specialistico

Corsi interni

I corsi interni sono interamente organizzati dalla Banca, in seguito alla raccolta di informazioni sulle esigenze formative dei dipendenti.

Il workflow di gestione di tale tipologia di corso si articola nelle seguenti macro-fasi:

- creazione del corso, che prevede una fase preliminare di inserimento delle informazioni, analoga a quella relativa ai corsi specialistici, e successive fasi di modifica, convalida, eventuale revisione e pubblicazione da parte degli utenti autorizzati;

- creazione dell'elenco dei partecipanti al corso, con iter autorizzativo che coinvolge i responsabili interessati;

- schedulazione del corso, con definizione delle edizioni, programmazione delle giornate di corso e prenotazione delle aule necessarie;

- eventuale modifica della lista dei partecipanti e revisione della schedulazione;

- chiusura delle iscrizioni e creazione delle effettive partecipazioni al corso;

- registrazione delle presenza di ciascun partecipante durante lo svolgimento del corso;

- inserimento di un feedback da parte di ciascun partecipante, al termine del corso.

Di seguito è riportata una rappresentazione più dettagliata del processo descritto:

Processo di gestione di un corso di autoformazione

Figura 2 - Processo di gestione di un corso interno

Corsi di autoformazione

I corsi di autoformazione vengono svolti in autonomia dai corsisti, mediante download del materiale pubblicato dagli editori sulla piattaforma web.

Più nello specifico, il processo di gestione di tale tipologia di corso prevede le seguenti macro-fasi:

  • scheda formativa individuale, contenente le informazioni su tutti i corsi frequentati da un utente;
  • statistica completa su tutti i partecipanti ad un corso, con le relative informazioni di dettaglio;
  • statistica sintetica, contenente informazioni aggregate sul numero di partecipanti a ciascun corso;
  • riepilogo generale sulle giornate totali di corso, sul costo complessivo delle docenze e sul costo totale delle spese aggiuntive;
  • riepilogo di tutti i corsi, organizzati per categoria, con dettaglio per ciascun corso su durata, partecipanti, ore lavorative e non lavorative.
  • Automazione del processo
  • Semplificazione di tutte le fasi
  • Distribuzione delle attività
  • Riduzione dei tempi di attesa
  • Centralizzazione delle informazioni
  • Controllo da parte del personale responsabile
  • Applicativo interamente fruibile via web
  • Profilazione dei permessi
  • Log completo delle operazioni sui corsi e sulle partecipazioni
  • Pannello di controllo sulle attività in sospeso
  • Invio automatico mail di notifica agli approvatori e ai partecipanti interessati
  • Workflow flessibili e dinamici, variabili in base alla tipologia di corso
  • Authoring del corso
  • Gestione rimborsi
  • Report statistici e schede formative utenti

Segue una rappresentazione schematica del processo descritto:

Processo di gestione di un corso di autoformazione

Figura 3 - Processo di gestione di un corso di autoformazione

Reportistica

E' presente un'ampia sezione di reportistica che consente,, agli utenti autorizzati, di consultare una serie di informazioni di tipo statistico o valutativo sull'andamento di uno specifico corso o sulle attività di formazione in generale. Alcuni dei report disponibili sono:

 

 

Punti di forza

I principali punti di forza dell'applicativo sono:

- creazione del corso, con inserimento delle informazioni generali e con il caricamento degli allegati contenenti il materiale da studiare;

- creazione del questionario di uscita, che i corsisti dovranno compilare al termine del corso, ed assegnazione di eventuali valutatori che avranno il compito di correggere i questionari;

- pubblicazione e creazione dell'elenco dei partecipanti al corso;

- download del materiale da parte dei corsisti, con conferma elettronica di presa visione;

- studio in autonomia del materiale;

- compilazione del questionario, con valutazione automatica da parte del sistema o svolta dai valutatori assegnati al corso, in base alle impostazioni definite in fase di creazione.

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