UDM - Unified Document Management

Unified Document Management è una web application che si occupa di gestire oggetti informativi di natura eterogenea.

Per ogni tipo di oggetto sono previsti una serie di attributi e/o allegati. Gli attributi possono essere obbligatori, con controllo di congruenza (es.: numerico, testo). Per ogni tipo di oggetto informativo da gestire il manager consente di:

  • cercare all’interno in maniera generica o specifica sui campi;
  • ordinare i risultati delle ricerche secondo uno degli attributi a scelta;
  • inserire una nuova istanza di oggetto informativo;
  • visualizzare i dettagli di istanza di oggetto informativo (attributi e allegati);
  • creare un nuovo tipo di oggetto informativo;
  • modificare un oggetto informativo esistente;
  • visualizzare i log;
  • inserire campi condizionali che rispettano dei riferimenti imposti (>, <, =…), solo se il campo è di tipo  numerico o data.

Il software gestisce anche le relazioni tra oggetti informativi; saranno disponibili nei dettagli di un oggetto informativo tutti i riferimenti ai vari oggetti a esso relazionati.

Esempio:

Un cliente può sottoscrivere differenti contratti, la stessa tipologia di contratto può essere sottoscritta da numerosi clienti. All’interno della scheda Dettagli del cliente, sono presenti tutti i contratti che ha sottoscritto; nel Dettaglio del tipo di contratto, sono presenti tutti i clienti che hanno sottoscritto il particolare tipo di contratto.

È possibile operare una suddivisione delle funzionalità offerte dal Sistema Informativo in due Macro-Aree:

-       Sezione U.D.M.

-       Sezione Amministrazione

La sezione “U.D.M” comprende tutte le operazioni riguardanti le diverse tipologie di documenti, mentre la sezione “Amministrazione”, riservata all’amministratore dell’applicazione, serve a gestire gli utenti e i permessi e i profili ad essi associati. In ciascuna area è possibile individuare delle sottosezioni contenenti specifiche funzionalità.

Dettagli Infrastruttura

U.D.M.

 

Quest’area contiene le funzionalità di Amministrazione e Gestione Documenti.

 

Amministrazione

In questa sezione si possono amministrare le diverse categorie di oggetti informativi (Back Office sia sulla categoria che sulle proprietà).

Per procedere all’inserimento di nuove proprietà, l’utente abilitato deve preliminarmente selezionare una categoria e successivamente può:

  • associare nuove proprietà alla categoria creata
  • cancellare proprietà della categoria selezionata
  • inserire proprietà di tipo allegati per quella categoria
  • associare un immagine alla categoria

Tipizzazione delle proprietà

 

I tipi di proprietà disponibili sono:

TESTO: la proprietà avrà valore testuale.

DATA: la proprietà avrà valore di data.

OPZIONI ESCLUSIVE: è presente un elenco di opzioni con valore testuale, dal quale è possibile selezionarne una.

OPZIONI MULTIPLE:è presente un elenco di opzioni con valore testuale, dal quale è possibile selezionare più voci.

ETICHETTA: la proprietà avrà valore testuale non modificabile.

DATO SISTEMA INFORMATIVO: È inseribile un campo prelevato dal Sistema Informativo bancario, mediante lo strumento Connect Suite.

 

Importazione oggetti informativi

 

Questa sezione viene utilizzata solo in una “fase iniziale” quando bisogna rendere disponibili nell’applicazione web UDM i dati presenti su un'altra base dati. L’importazione dei dati presenti su di un’altra base dati, implica l’eliminazione di tutti i dati presenti nella base dati attualmente in uso.

 

 

Gestione Documenti

In questa sezione si trovano tutte le operazioni relative alle risorse appartenenti alle diverse categorie di oggetti informativi:

  • Aggiungere una nuova risorsa
  • Modificare una risorsa
  • Ricerca di una risorsa
  • Consultazione dello storico delle modifiche

Gestione relazioni

In questa sezione si possono creare le relazioni tra oggetti informativi differenti, specificando il tipo di relazione.

 

Amministrazione

 

Quest’area consente di gestire gli utenti ed i profili ad essi associati. È una sezione accessibile solo all’utente con il ruolo di Amministratore.

  • Amministrazione Utenti
  • Amministrazione Permessi

Punti di forza

  • Workflow procedurale flessibile e dinamico
  • Integrazione con Host
  • Dinamicità della modellazione degli oggetti
  • Ereditarietà delle proprietà
  • Prototipazione immediata degli oggetti e dei processi
  • Modellazione visuale del Workflow
  • Controlli su correttezza e coerenza dati
  • Gestione della sicurezza
  • Profilazione avanzata e dinamica
  • Gestione  allegati documentali
  • Notifiche email interattive
  • Velocizzazione del processo
  • Circolarità delle informazioni
  • Condivisione e immediata disponibilità dei dati
  • Accesso rapido ai documenti elettronici
  • Tracciamento delle attività svolte
  • Monitoraggio  S.L.A. (Service Level Agreement).
  • Informazioni statistiche

Workflow modellabile

Come già specificato, la creazione di un nuovo oggetto informativo, comporta l’inserimento del nome dell’oggetto, di una descrizione e dei campi che lo compongono. È importante sottolineare che possono essere inseriti dei campi i cui valori vengono reperiti automaticamente dal Sistema Informativo bancario (Dato Sistema Informativo). Ad ogni nuovo oggetto creato può, se ritenuto necessario, essere associato un Workflow che stabilisce l’iter procedurale dell’oggetto stesso. All’interno dell’applicativo è presente uno strumento che consente di modellare in maniera visuale il Workflow  (Workflow Designer). Definire un modello di Workflow significa creare degli stati di avanzamento successivi di un particolare oggetto informativo sottoposto a quel Workflow; è necessario definire, inoltre, gli utenti o i profili abilitati a far cambiare lo stato dell’oggetto e ogni eventuale operazione che deve essere scatenata al cambiamento di stato.

 

Esempio:

Supponiamo di considerare l'oggetto informativo "Pratica richiesta di attivazione di un servizio", effettuata da un utente; la sequenza degli stati della pratica è: in redazione, sottoposta, respinta, approvata.

 

Modellazione workflow

 

Figura 1: Modellazione visuale del workflow

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