La Intranet aziendale può essere definita sinteticamente come un “ambiente di lavoro virtuale”, riservato ai membri dell’Organizzazione e non accessibile ad utenti non autorizzati. Si tratta di uno spazio di lavoro integrato che offre agli utenti la possibilità di relazionarsi e collaborare con i colleghi, condividere le informazioni ed accrescere le conoscenze e centralizzare il punto di ingresso ad applicazioni e procedure.

Interfacciandosi al Sistema Informativo bancario in maniera automatica e trasparente all’utente, il sistema si adatta autonomamente alla struttura dell’organigramma aziendale.

È possibile operare una suddivisione delle funzionalità offerte dal Sistema Informativo in tre Macro-Aree:

-       Gestione documenti e pratiche

-       Comunità collaborativa

-       Accesso alle Applicazioni

Le tre aree convivono in un ambiente unico e concorrono alla realizzazione di uno spazio di lavoro completo ed integrato. In ciascuna area è possibile individuare delle sottosezioni contenenti specifiche funzionalità. L’area “Gestione documenti e pratiche” consente di gestire in modo centralizzato e collaborativo i documenti di interesse per il personale della Banca, i cui contenuti possono essere o inseriti manualmente dall’utente, o importati da fonti esterne. Gli strumenti che fanno capo all’area “Comunità collaborativa” favoriscono la relazione e l’interazione tra gli utenti, e contribuiscono al miglioramento della conoscenza e della produttività di tutti, e alla diffusione della cultura del “Collaborative work”. La sezione “Accesso alle applicazioni” costituisce un punto di accesso diretto ad applicazioni esterne, senza richiedere il reinserimento delle credenziali per l’autenticazione (grazie all’integrazione del “Sign in Module”).

È possibile anche integrare nella Intranet dati estrapolati da fonti esterne (Cento Servizi, Web,…) grazie all’interfacciamento di Connect Suite. La Intranet è sottoposta ad un solido sistema di sicurezza e di profilazione degli utenti.

Schema funzionale Intranet

Figura 1: Schema funzionale Intranet Suite Pro

Ambiente di lavoro virtuale

Ogni utente registrato ha a disposizione nel proprio spazio e secondo le politiche di gestione del sistema, e quindi di permessi posseduti, alcuni strumenti di Content Management, Document Management, User Comunication, User Collaboration, che costituiscono moduli a se stanti e meglio specificati nel paragrafo “Dettagli Infrastruttura”.

Punti di forza

 

  • Capacità adattativa automatica all’organigramma aziendale
  • Capacità di reperimento informazioni in maniera automatica dal Sistema Informativo bancario
  • Estrema modularità dei componenti
  • Decentralizzazione e distribuzione del carico lavorativo
  • Workflow modellabile da processo a processo
  • Scadenzario operativo
  • Reportistica di stato
  • Controllo
  • Accesso alle informazioni
  • Tracciamento
  • Monitoraggio
  • Comunicazione con il mondo esterno

 

Dettagli Infrastruttura

Gestione documenti

 

Quest’area contiene delle funzionalità di Content Management (CM) e Document Management (DM), che permettono di gestire e redigere in modo collaborativo i documenti e le informazioni che vengono condivisi tra gli utenti del Sistema. In particolare i sistemi di DM consentono di amministrare documenti elettronici di diverso tipo (normativa, modulistica, manuali, cataloghi, ...), utili agli utenti per l’espletamento dei propri compiti oppure per il semplice approfondimento delle proprie conoscenze. I sistemi di CM consentono invece di gestire in modo collaborativo i contenuti degli spazi di lavoro comuni (progetti, corsi,...). I sistemi di DM e CM sono integrati in un unico ambiente e supportano la gestione dei documenti e dei contenuti in maniera completa; comprendono infatti le fasi di creazione, pubblicazione, revisione, organizzazione, consultazione, manutenzione, ricerca delle informazioni. Sono previsti ruoli diversi da assegnare agli utenti, con differenti livelli di autorizzazione ad eseguire le operazioni.

  • Document Management

Il sistema di Document Management consente di gestire in modo uniforme tutti i documenti elettronici di interesse per il personale della Banca.

E’ possibile definire in qualsiasi momento nuove tipologie, oppure modificare ed eliminare le tipologie esistenti e operare un’organizzazione dei documenti a più livelli. Indipendentemente dalla tipologia, la gestione dei documenti avviene allo stesso modo.

Sono esempi già impostati e funzionanti, disponibili a richiesta:

-       Gestione G.P.C. - Gestione Processo Circolari

-       Fogli Informativi

-       Gestione A.S.O. – Gestione avviso Sintetico Obbligazioni

-       Gestione Moduli

Si rimanda, per una descrizione dettagliata alla documentazione di cui è corredato ogni singolo modulo.

  • Content Management

Il sistema di Content Management permette agli utenti, coerentemente con i permessi associati al proprio profilo, di gestire dinamicamente e in modo collaborativo il contenuto di alcune pagine della Intranet. Le sezioni gestibili da questo sistema sono le seguenti:

 

-       News

In questa sezione sono gestite le news ritenute di interesse per gli utenti della Intranet organizzate per argomento. Gli argomenti vengono gestiti dall’Amministratore. Sono previste funzionalità per la creazione, pubblicazione e consultazione delle news. La creazione è supportata dall’editor di testo integrato nella Intranet. La fase di pubblicazione consente di definire: l’argomento; i destinatari, che possono essere utenti singoli o gruppi; la data di scadenza. La consultazione può avvenire o accedendo all’apposita sezione, selezionando l’argomento e scorrendo le news, che sono disposte in ordine cronologico di pubblicazione, oppure utilizzando l’apposito strumento di ricerca che consente di impostare alcuni parametri a scelta (parole chiave, data di pubblicazione, ...).

 

-       RSS Feed

Questa sezione è connessa a quella delle News e supporta la gestione degli RSS Feed (Really Simple Syndication). Permette cioè di accedere in tempo reale alle News pubblicate su altri siti, relative ad argomenti di interesse per il personale della Banca, che vengono impostati dall’amministratore. Quando vengono pubblicate sui siti esterni delle notizie attinenti gli argomenti scelti dall’utente, queste vengono rese immediatamente disponibili nella sezione RSS del Sistema. Nella pagina compaiono il titolo, una sintesi della notizia e il link al sito che ha eseguito la pubblicazione; con un semplice click l’utente accede ai contenuti integrali pubblicati.

 

-       Segnalazione problemi

In questa sezione ciascun utente può inserire la segnalazione di problemi riscontrati durante la navigazione nella Intranet, organizzati per categoria. Anche in questo caso la creazione è supportata dall’editor di testo, e al momento della pubblicazione è possibile limitare gli utenti che visualizzeranno la segnalazione, impostando i destinatari.

 

-       Avvisi

Questa sezione è adibita alla gestione degli avvisi, di varia natura, che vengono rivolti agli utenti del Sistema. Gli avvisi vengono classificati secondo argomenti di pertinenza, che possono essere definiti e modificati dall’Amministratore. Anche in questo caso l’editor di testo supporta l’utente nella creazione degli avvisi che vengono pubblicati nella sezione. All’atto della pubblicazione è possibile definire gli utenti destinatari dell’avviso; è inoltre possibile inviare automaticamente ai destinatari un’email di notifica della pubblicazione.

 

-       Corsi

Questa sezione mette a disposizione delle aree per la realizzazione di corsi rivolti al personale della Banca. L’Amministratore del Sistema è abilitato ad eseguire le seguenti operazioni: creare un’area per ogni nuovo corso che si intende realizzare; associare ad ogni corso gli utenti che possono cooperare nella creazione e nell’aggiornamento dei contenuti; definire gli utenti che possono fruire del corso. Ogni corso è organizzato in lezioni il cui numero è variabile e può essere gestito dinamicamente. In ciascuna lezione gli utenti dotati di permesso possono pubblicare: contenuti di natura testuale; immagini; video; file allegati.

 

-       Progetti

Quest’area costituisce uno spazio dedicato alla gestione collaborativa di progetti da parte degli utenti. La creazione della sezione dedicata ad un progetto, che può essere eseguita esclusivamente dall’Amministratore del Sistema, è abbinata alla determinazione degli utenti che fanno parte del gruppo di lavoro e che possono collaborare nella gestione dei contenuti. Ognuno degli utenti abilitati può, con l’ausilio dell’editor messo a disposizione, pubblicare il proprio contributo ed apportarvi delle modifiche in qualsiasi momento. Per ogni progetto è riservato uno spazio per la condivisione dei documenti tra gli utenti che fanno parte del gruppo di lavoro.

 

Comunità collaborativa

 

Gli strumenti di Comunicazione e Collaborazione che vengono messi a disposizione nella Intranet favoriscono la relazione e l’interazione tra gli utenti, e contribuiscono al miglioramento della conoscenza e della produttività di tutti, e alla diffusione della cultura del “collaborative work”. La possibilità di collaborare e di relazionarsi con gli altri non solo consente di superare le barriere geografiche che ostacolano i contatti tra i colleghi fisicamente distanti, ma aiuta anche a rafforzare nel personale il senso di appartenenza alla Banca. In particolare sono messe a disposizione degli utenti due tipologie di strumenti, la cui scelta varia a seconda delle circostanze e delle esigenze specifiche:

- Strumenti di comunicazione in modalità sincrona (chat), che permettono di comunicare in tempo reale e quindi di avere uno scambio immediato di informazioni;

- Strumenti di comunicazione in modalità asincrona (forum, bacheca elettronica, ...), che consentono la comunicazione in tempo differito e quindi non richiedono la presenza simultanea degli interlocutori.

  • Strumenti di comunicazione sincrona

Lo strumento di comunicazione sincrona, in cui la comunicazione tra gli utenti avviene in tempo reale e richiede la presenza simultanea degli interlocutori, messo a disposizione nella Intranet, è la Chat. La Chat realizzata è uno strumento intuitivo e semplice da utilizzare, è integrata nel Sistema Informativo e non richiede l’installazione di alcun software aggiuntivo.

  • Strumenti di comunicazione asincrona

Sono integrati nel Sistema Informativo anche i seguenti strumenti di comunicazione, che permettono agli utenti di comunicare e scambiare informazioni in tempo differito:

 

-       Forum

Il forum supporta la comunicazione e lo scambio di opinioni tra tutti gli utenti della Intranet. Le discussioni sono organizzate in argomenti, che sono gestiti dall’utente Amministratore del Forum; quest’ultimo è abilitato a creare e modificare gli argomenti, e impostare per ciascuno di essi gli utenti abilitati ad accedervi in lettura e scrittura. L’Amministratore può anche chiudere un argomento negando la possibilità di inserire nuovi messaggi. L’utente, accedendo nella sezione Forum, visualizza l’elenco degli argomenti disponibili e abilitati per il proprio profilo. Selezionando un argomento, ha la possibilità di: leggere i messaggi inseriti dagli altri utenti, rispondere ad un messaggio; inserirne uno nuovo. Nel caso in cui l’utente ritenga che sia opportuno introdurre un nuovo argomento, deve farne richiesta all’Amministratore del Forum attraverso l’apposita funzione “Proposte”. Nella sezione è disponibile anche uno strumento di ricerca, che permette di individuare rapidamente i messaggi che rispondono ai criteri inseriti dall’utente, selezionandoli tra quelli disponibili (argomento, autore, parola chiave, data di creazione,...).

 

-       Faq

La sezione Faq (Frequently Asked Questions) contiene le domande più frequenti poste dagli utenti, corredate dalle rispettive risposte, su questioni inerenti l’uso del Sistema o su argomenti legati alle attività svolte. La gestione della sezione Faq prevede tre ruoli: Amministratore, Esperto, Utente Semplice. L’Utente Semplice può leggere tutte le Faq pubblicate, che sono organizzate per argomento, e può formulare una nuova domanda. L’utente Esperto può leggere le nuove domande poste dagli utenti ed eventualmente proporre le risposte che ritiene opportune. L’utente Amministratore ha invece la facoltà di: leggere le nuove domande e le rispettive risposte date dagli esperti; pubblicare le Faq che reputa di interesse per gli utenti; modificare o eliminare Faq già pubblicate; creare e modificare gli argomenti; associare ad ogni argomento gli esperti abilitati a leggere le corrispondenti domande e proporre delle risposte.

 

-       Bacheca virtuale

Questa sezione è la versione elettronica di una bacheca, in cui tutti gli utenti possono affiggere degli annunci di varia natura che vogliono rivolgere al personale della Banca. Gli annunci sono organizzati in argomenti. Ciascun utente ha la possibilità di: leggere gli annunci già pubblicati; rispondere ad un annuncio; creare un nuovo annuncio. La validazione e la conseguente pubblicazione degli annunci e delle risposte, unitamente alla creazione e gestione degli argomenti, sono funzioni assegnate all’utente Amministratore di sezione.

 

Accesso alle applicazioni

 

Il sistema Informativo realizzato costituisce anche un punto di accesso per l’esecuzione di operazioni di tipo transazionale. E’ fornito sia l’accesso a delle applicazioni di supporto per l’espletamento delle attività, sia l’accesso ai processi “core” di tipo operativo, commerciale e direzionale. Per quanto riguarda la prima categoria, sono forniti dei servizi e delle utility standard (es. glossario, ricerca,...) che possono essere di ausilio agli utenti nello svolgimento dei propri compiti e nell’organizzazione del proprio lavoro. Per quanto riguarda invece i processi “core”, è fornito nel Sistema un punto di accesso per gli applicativi specifici utilizzati dal personale della Banca, che ci saranno indicati dal Cliente. L’obiettivo è in sostanza quello di rendere Intranet uno spazio di lavoro completo, nel quale gli utenti trovano a loro disposizione tutti gli strumenti di cui necessitano per svolgere le attività lavorative e para-lavorative.

  • Utility

In questa sezione vengono messi a disposizione degli utenti alcuni strumenti di pubblica utilità:

 

-       Glossario

Il glossario consiste in un dizionario dei termini più ricorrenti relativi al settore della Banca. La gestione del glossario è affidata all’utente Amministratore che può creare nuove voci oppure modificare ed eliminare quelle esistenti. La consultazione del glossario da parte degli utenti può avvenire in tre modi differenti: scorrendo le pagine, che elencano tutti i termini disposti in ordine alfabetico; selezionando la lettera iniziale del termine dall’apposito elenco; utilizzando il motore di ricerca, che permette di individuare direttamente un termine attraverso una stringa o una porzione di stringa contenuta nella voce o nella descrizione.

 

-       Agenda condivisa

L’agenda condivisa è uno strumento che supporta l’organizzazione di appuntamenti e attività in modo collaborativo. Sono previsti diversi ruoli per le diverse operazioni consentite: creazione, modifica e annullamento degli appuntamenti; conferma della propria presenza; visualizzazione delle attività. E’ previsto inoltre un sistema di notifica e-mail che segnala agli utenti interessati la loro presenza nella programmazione di un’attività oppure le modifiche apportate in un’attività già organizzata in cui sono coinvolti.

 

-       Rubrica pubblica

Questa sezione contiene i recapiti di persone ed enti ritenuti di interesse per il personale della Banca. I contatti sono suddivisi in due categorie: Interni ed Esterni. La prima contiene i dati e i recapiti relativi a tutto il personale della Banca; nella seconda trovano posto i recapiti relativi a persone o enti esterni. La gestione completa dei contatti (inserimento, modifica, eliminazione) è affidata all’Amministratore della sezione. Questi può anche, in fase di inserimento o modifica di un contatto, limitarne la visibilità a determinati utenti o gruppi.

 

-       Prenotazione risorse aziendali

Questa sezione è dedicata alla gestione delle risorse aziendali, come auto, sale riunioni, computer, proiettori, ... Ogni utente ha la possibilità di: visualizzare tutte le risorse aziendali organizzate per categoria; verificare la disponibilità di una risorsa nel periodo di interesse; richiedere la prenotazione della risorsa, qualora questa risulti disponibile. Tutte le prenotazioni diventano effettive dopo la validazione da parte dell’Amministratore della sezione.

 

-       Motore di Ricerca

Il motore di ricerca è uno strumento che agevola l’utente nella ricerca delle informazioni contenute nelle diverse sezioni della Intranet. In ciascuna delle sezioni che ospitano una quantità rilevante di dati, è presente uno strumento di ricerca dedicato, che individua le informazioni contenute in quella specifica sezione. E’ messo inoltre a disposizione degli utenti un motore di ricerca globale, che permette di effettuare delle ricerche in tutte le sezioni della Intranet, ed offre la possibilità di impostare dei filtri singoli o combinati, tra quelli messi a disposizione (sezione, argomento, data pubblicazione, parole chiave, ...).

 

-       Link utili

Questa sezione è adibita ad ospitare un elenco di link a siti esterni, la cui consultazione può risultare utile al personale per l’espletamento della propria attività oppure a scopo informativo. L’utente Amministratore gestisce la pubblicazione dei link e l’organizzazione degli stessi per argomento. Gli altri utenti possono consultare l’elenco dei link disponibili e proporre all’Amministratore l’inserimento di un nuovo link oppure la creazione di un nuovo argomento.

 

-       Organigramma

L’organigramma riporta la struttura organizzativa del personale aziendale. E’ navigabile attraverso una struttura grafica ad albero, e permette di scendere fino al dettaglio del singolo dipendente che fa capo ad una unità. L’organigramma è configurabile esclusivamente da parte dell’Amministratore del Sistema.

 

-       Sondaggi

Questa sezione offre delle funzionalità per la gestione di sondaggi rivolti al personale della Banca. L’utente Amministratore è abilitato a creare nuovi sondaggi, guidato da un apposito tool, e a definire gli utenti a cui sono rivolti. E’ disponibile anche un servizio di notifica della pubblicazione di un sondaggio tramite e-mail agli utenti destinatari, che sono invitati a compilarlo. L’Amministratore può inoltre pubblicare i risultati emersi da ogni sondaggio e limitarne la visibilità a determinati gruppi di utenti.

  • Organizzazione personale

In questa sezione sono presenti degli strumenti che supportano gli utenti nell’organizzazione personale delle proprie attività e informazioni. Tutti gli strumenti, che vengono elencati di seguito, vengono gestiti interamente dal singolo utente e le informazioni generate sono riservate e non accessibili agli altri utenti.

 

-       Rubrica personale

La struttura della rubrica personale è analoga a quella della rubrica pubblica, ma contiene i contatti reputati di interesse dal singolo utente.

 

-       Calendario/Agenda

Questo strumento agevola l’utente nell’organizzazione e nella pianificazione delle proprie attività. Le funzionalità messe a disposizione sono: consultazione del calendario; impostazione di un promemoria in corrispondenza di una data; visualizzazione dei promemoria già impostati. E’ disponibile anche un servizio opzionale di alert, che consiste nell’invio automatico di e-mail al proprio indirizzo, all’occorrenza di un evento memorizzato nel calendario.

 

-       Appunti

Questa sezione rappresenta un blocco note elettronico, in cui ciascun utente può scrivere, modificare o eliminare degli appunti personali in modo semplice e immediato, con l’ausilio dell’editor di testo integrato nella Intranet.

  • Accesso applicazioni

Il Sistema Informativo costituirà un punto di accesso per le applicazioni che vengono utilizzate dal personale e che ci saranno indicate dal Cliente. Sarà possibile realizzare il collegamento compatibilmente con la tecnologia adottata in tali applicativi. L’accesso alle applicazioni esterne viene gestito attraverso il meccanismo della profilazione descritto di seguito. Pertanto non è richiesto nessun tipo di intervento diretto sugli applicativi per la gestione degli accessi e della sicurezza.

  • Amministrazione

Questa sezione contiene le funzionalità riservate all’Amministratore del Sistema e agli Amministratori delle varie sezioni, descritte in precedenza.

Sicurezza e profilazione

L’accesso ad Intranet, per ovvi motivi di sicurezza, avviene esclusivamente tramite autenticazione dell’utente. Data l’elevata quantità di dati riservati trattati, viene posta particolare attenzione alla gestione degli accessi per evitare qualsiasi tentativo di intrusione da parte di utenti non autorizzati. E’ previsto anche un sistema di log per la registrazione e il monitoraggio degli accessi al Sistema.

All’accesso di ciascun utente vengono catturate ed archiviate su DataBase le informazioni sull’account, la data, l’ora del login e del logout. L’Amministratore del Sistema può, tramite un’apposita interfaccia messa a sua disposizione, consultare i log e verificare gli accessi effettuati, secondo diversi criteri di ricerca. Tale sistema può risultare utile non solo ai fini della gestione della sicurezza, ma anche per operare valutazioni di tipo statistico sull’utilizzo dello strumento da parte del personale.

Oltre all’autenticazione, nella Intranet esiste un ulteriore livello di gestione delle utenze: la profilazione. Le sezioni del Sistema non sono infatti disponibili indistintamente per tutti gli utenti: esistono aree a cui possono accedere solo determinati utenti o categorie di utenti; inoltre, all’interno di ciascuna sezione possono esistere livelli di operatività diversi a seconda del ruolo ricoperto dall’utente all’interno della Banca. Sono previsti pertanto diversi profili di utenza, a ciascuno dei quali sono associati diversi livelli di autorizzazione di accesso e operatività all’interno delle diverse sezioni del Sistema. Le informazioni relative ai profili e ai relativi permessi sono archiviate nel Database e sono configurabili dinamicamente da parte dell’Amministratore del Sistema. È presente un’interfaccia attraverso la quale l’Amministratore potrà gestire in modo rapido e agevole la profilazione, senza interagire direttamente con il Database. In particolare la gestione dei profili si basa su due entità: gruppo e utente. I permessi di accesso alle funzionalità possono essere associate sia al gruppo sia al singolo utente. L’interfaccia consente all’Amministratore di:

- Consultare, modificare e creare i gruppi;

- Consultare e modificare l’associazione tra i gruppi e gli utenti;

- Consultare, modificare e creare l’elenco delle funzionalità disponibili;

- Consultare e modificare l’associazione delle funzionalità con i gruppi o con i singoli utenti.

Quando un utente effettua l’accesso al Sistema, il Sistema interroga il Database e individua le funzionalità associate al suo profilo; conseguentemente abilita e rende visibili nei menù e nelle diverse sezioni del Sistema solo tali funzionalità. Se un utente possiede sia dei permessi individuali, sia dei permessi associati al proprio gruppo di appartenenza, sarà abilitato l’insieme delle funzionalità associate ad entrambi i profili.

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